Trabalho em Organizacoes nao governamentais ha mais de 10 anos exercendo sempre cargos relacionados com area financeira. Sou um bom trabalhador em equipa, rapida adaptacao, larga experiencia.
1. Assist in preparing project budgets, project document revisions, budgets for activities and expenditureforecasts. Assist and guide the National Project Coordinator in monitoring project funds as well as inmaintaining the internal financial controls of projects. 2. Collect quotations, prepare Purchase Orders (POs) in the ILO`s ERP system IRIS, external collaborationand service contracts, and agreements with partners. Assist in issuing and monitoring of external collaborationcontracts and service contracts. Ensure timely discharge of financial responsibilities of the project’s contractualobligations to third parties based on ILO rules. 3. Maintain financial records for the project and monitoring systems to record and reconcile expenditures,balances, payments, statements and other data for daily transactions and reports. 4. Consult with the Finance and Programming Unit on rules, regulations and procedures and provideinformation to the project’s Implementation Partners, project staff and consultants on ILO administrative andfinancial procedures. Inform potential difficulties that may arise from the administrative and financemanagement and obtain information for implementation of the programme. 5. Work in close collaboration with Programme and Finance Units in CO-Lusaka with preparing OfficeFinancial Clearance and Budget Revisions for project-related activities 6. Carry out specific operational and control tasks for project implementation. 7. Process contracts for financial clearance and payment. Assist in drafting terms of reference for projectexternal collaboration and service contracts; ensure all supporting documents are attached, under theguidance of the Supervisor. 8. Coordinate and perform the project administrative tasks, including logistical support to the projectpersonal, travel arrangements (including Travel Transactions (TT) requests), visas, hotel reservation, etc., andprovide logistics and administration arrangements for meetings, conferences, seminars.
GENERAL DIMENSION AND RESPONSABILITIES 1 – Design and Support iMMAP Inc.'s administrative and logistics procedures in Mozambique; • Provide secretariat support for writing official for light operational, technical, legal and administrative written documents including letters, notices, reports, etc. for iMMAP in registration in Mozambique; • Design the local procedures to ensure that the Logistics Procedures complies with iMMAP Inc.'s Global requirements, regulations and policies during all phases of the project; • Update the iMMAP Inc. suppliers contact list on monthly basis; • Make cash payments as instructed by his Manager once all the proper validation procedure has been followed; • Copy invoices to archive monthly accounting; • Support travel arrangements for international staff and visitors by booking all taxis, hotels and flights in a timely manner and circulate internally the follow-up document including phone numbers of visitors. Coordinate transport pick-up and drop-off and accommodation (hotel, apartment, house) of staff and guests. • Assist in archiving any documents related to Admin, HR and Finance and particularly be responsible for the archiving of the accounting documents and their transfer to HQ as instructed by his Manager. 2 - Cash and Asset Management • Manage the overall project liquidity process to ensure adequate funds are available to meet sub-recipient disbursement requirements and obligations; • Review monthly bank reconciliations; • Ensure that an asset register is maintained. 3 - Support liaison with the Mozambique authorities for administrative and legal procedures, in cooperation with iMMAP Inc.'s Country Representative • Assist in all Administrative procedures including on all registration documents and processes with the relevant authorities, in cooperation with iMMAP Inc.'s project manager • Proceed with all legal payments for the Mozambique Office in a timely manner and as instructed by his manager.
GENERAL DIMENSION AND RESPONSABILITIES - Financial Management System Administration - Treasury/Cash Management - Financial Accounting & Closing Period Responsibilities - Support Internal & External Audits - Supporting Financial Reporting - Enforce Compliance with Rules and Regulations - Financial Administrative Support - Office Administrative Support - Procurement Support - Fleet Management Support - Travel and Logistics Support General * Work with the HO Project Associate in providing administrative and logistics support for * all short term consultants, serving as the liaison between MSH/Country and home office on administrative and financial matters related to these contracts. * Ensure accurate and timely submission of required administrative reports and other information as needed to the Project Directors, HO Senior/Project Officers, or corporate offices. * Act as the security point for team and support Country Project Director with assisting in updating country security manual, engage with HO security officer and provide briefings to visitors. * Any other duties as assigned by management and as required by the position.
DIMENSÃO GERAL E RESPONSABILIDADES • Assegurar a gestão adequada das operações do escritório, processos financeiros e administrativos; • Assumir a responsabilidade geral pela gestão; registrar e reconciliar transações em dinheiro do Escrit; • Gerenciar a logística, incluindo viagens e motoristas; • Rastreamento de estoque. Garantir controles internos adequados, gestão de estoque, gestão de frota; • Ponto focal de segurança para o escritório. Relatórios de adiantamentos e despesas / Finance System • Registrar despesas no FS; • Verificar e aprovar solicitações de viagem e garantir a integridade da solicitação antecipada de viagem; • Garantir que os relatórios de despesas sejam justificados a tempo (5 dias úteis) de acordo com as políticas; • Certifique-se de que a documentação de backup (cópias) para adiantamentos de viagens e relatórios de despesas sejam mantidos digitalizados no servidor; • Fornecer suporte de desenvolvimento de orçamento de notas de negócio • Solicitações de transferência / fundos • Solicitações semanais de fluxo de caixa para garantir fundos suficientes para cobrir as necessidades do dia a dia; Inventário • Atualização mensal da lista de inventário; • Certifique-se de que o inventário da USAID seja etiquetado de acordo com as políticas; Recursos Humanos • Revisar e aprovar planilhas de horas da equipe antes do envio; • Assegurar a existência de documentação legal para garantir que a DAI está a funcionar de acordo com a lei de Moçambique; Compras • Processar e revisar aquisições (revisar requisições, emitir ordens de compra, receber mercadorias e emitir recibos de entrega); • Processo de análise de aquisições de matriz de licitação, revisão de triagem da empresa; • Gestão de contratos com terceiros Grants • Analisar propostas para potenciais beneficiários; • Elaborar due diligence; • Criar avaliações de capacidade financeira; • Decidir sobre o tipo de implementação de Subsídio (prêmio de Montante Fixo, Concessão em espécie, etc)
DIMENSÃO GERAL • Supervisão das linhas de orçamento para evitar gastos excessivos ou insuficientes; • Supervisão do sistema contábil SAP Business by Design; • Verificar Reconciliações Bancárias; • Apuramento de balanços; • Elaboração de relatórios mensais, trimestrais e anuais. RESPONSABILIDADES • Preparação de relatórios mensais, trimestrais e anuais de acordo com o calendário de doadores definido; • Enviar os Relatórios Financeiros em tempo hábil e com a qualidade exigida; • Assegurar alto nível de satisfação dos doadores em termos de apuramento de relatórios financeiros; • Agir em quaisquer questões sinalizadas pelos doadores em tempo hábil; • Apoiar os Gerentes de Projetos em termos de controle, analisar e interpretar as informações financeiras; • Apoiar os Gerentes de Projeto na análise das transações no SAP Business By Design e agir nas correções em tempo hábil; • Garantir que as faturas dos doadores sejam postadas no SAP By Deign e enviadas aos doadores; • Assegurar que as alocações de Funcionários Internacionais / Funcionários Nacionais, Instalações e Veículos sejam publicadas mensalmente e estejam de acordo com o Memorando de Administração de cada projeto; • Garantir o cumprimento dos procedimentos / diretrizes do doador; • Assegurar a prestação de contas e sistemas de monitoramento que facilitem o fornecimento de relatórios aos doadores; • Os pedidos de garantia de liquidez são mantidos mensalmente; • Apoio em termos de Fechamento mensal (Faturas de Doadores, dotações, receitas e provisões); • Apoiar / treinar administradores de projetos para garantir que as informações corretas sejam registradas no SAP by Design o mais rápido possível e informações completas para melhorar os relatórios de alta qualidade, completos e oportunos para os doadores; • os relatórios dos doadores para todos os projetos, para garantir um melhor controle dos prazos; • Captura de pagamentos no Rabobank;
DIMENSÃO GERAL • Controle de linhas de Budget; • Supervisão do sistema contábil da Power International no software SAP; • Reconciliações bancárias; • Revisão de saldos para fechamento de contas; • Elaboração de relatórios mensais, trimestrais e anuais. RESPONSABILIDADES • Realizar revisão diária de comprovantes de pagamento e documentos de aquisição garantindo a alocação adequada de despesas por categorias de despesas; • Introdução de dados contábeis no software SAP; • Rever a precisão das transações de aquisição e logística em tempo hábil; • Preparar relatórios financeiros de projetos; • Apresentar relatórios mensais ao Diretor Financeiro até o dia 10 de cada mês; • Garantir a conformidade com as políticas e o manual de procedimentos do projeto e recomendar quaisquer revisões na prática necessárias para manter a conformidade; • Desenvolver novas ferramentas para melhor controle financeiro; • Supervisiona o armazenamento adequado dos dados dos registros contábeis; • Assegurar o cumprimento das leis do projecto com a lei Moçambicana e as regras e regulamentos do UKAID; • Auxilia em inquéritos de auditoria; • Assegurar o desenvolvimento da classificação contábil, à organização e demais elementos que possibilitem uma melhor gestão; • Garantir que os orçamentos estejam de acordo com os planos de atividades do projeto; • Elaboração de relatórios mensais, trimestrais e anuais de acordo com os prazos; • Elaboração de planos de gastos e seu controle orçamentário; • Cadastro de movimentação de contas bancárias e conciliações bancárias para encerramento de contas.
DIMENSÃO GERAL • Supervisão dos processos do dia-a-dia para resolução de problemas; • Planejamento, controle e acompanhamento das atividades financeiras; • Preparação, análise e reporte de demonstrações financeiras; • Interpretação de informações financeiras; • RESPONSABILIDADES • Garantir o tratamento eficaz das contas, para emitir uma gestão financeira clara; • Contribuir para as melhores estratégias de procedimentos dentro do departamento; • Cálculo dos preços de venda dos produtos; • Preparação de Fluxos de Caixa; • Elaboração de balanço patrimonial; • Introdução e controle de contas no software Primavera;