Summary
Apoio ao projecto e prestar serviços operacionais, dentro das directrizes e procedimentos. • Fornecer apoio à equipa, a fim de processos operacionais consistentes para o programa relacionado com serviços de procurement, administração, logística, informática e jurídica; • Auxiliar na gestão dos prestadores de serviços a nível local em coordenação com o sector de Operações; • Controlo dos bens da organização tais como veículos, motorizadas, equipamentos telefônicos, fotocopiadoras, impressoras, etc.; • Assegurar que os desafios são resolvidos a tempo através do canal certo, quando necessário, para assegurar o apoio operacional; • Assegura o arquivo e administração de dados. Processa, organiza, verifica e (se aplicável) analisa dados através da aplicação de métodos de trabalho de rotina. Anomalias de sinais, monitores e relatórios sobre a prestação global de serviços, para assegurar a coerência em entrega de acordo com os padrões de serviço; • Apoiar a equipa de Monitoria & Avaliação na realização de verificações de resultados reportados; • Apoio na organização de eventos/reuniões;
Public Profile url: Ana Pires
Professional Data
Industry
Experience: 6 years
Education
Education
Universidade Pedagogica
Escola Secundaria Josina Machel
Experience
Assistente de Operações
SNV
• Prestei apoio administrativo e operacional às equipas de projeto, assegurando a execução de processos de procurement, logística, viagens, pagamentos e gestão de escritório, em conformidade com os procedimentos institucionais. • Contribuí para a redução de aproximadamente 90% nos atrasos dos pagamentos de despesas correntes, através do acompanhamento dos processos administrativos. • Contribuí para a redução de cerca de 60% das reclamações dos fornecedores relacionadas com pagamentos de bens e serviços. • Apoiei a melhoria dos processos de procurement e gestão de viagens, contribuindo para a redução de aproximadamente 50% dos erros. • Coordenei a organização logística de reuniões e eventos, contribuindo para reduzir a sobreposição na marcação de salas. • Preparei e organizei documentação de procurement, incluindo processos de aquisição de bens e serviços, cotações e documentação de suporte. • Preparei mapas comparativos e documentação de suporte aos processos de aquisição. • Preparei ordens de compra e acompanhar a sua aprovação e execução. • Em conjunto com as áreas relevantes, assegurei o encaminhamento de requisições de pagamento no SAP para despesas de viagens, ajudas de custo diárias (DSA), compras e logística. • Assegurei a gestão de correspondência, arquivo físico e eletrónico, controlo de consumíveis e acompanhamento do inventário de bens e equipamentos. • Coordenei serviços de transporte e acompanhei a manutenção e os seguros de veículos institucionais. • Prestei apoio a visitantes, fornecedores e parceiros, assegurando o atendimento e o encaminhamento das comunicações.
Assistente de administrativa e logística
Sabe The Children
• Organizei viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas de passagens aéreas e alojamento para colaboradores. • Coordenei a logística de reuniões, conferências, seminários e formações. • Apoiei os processos de procurement, incluindo solicitação de cotações, recolha de documentação de fornecedores e acompanhamento de requisições. • Verifiquei a documentação de suporte e encaminhei faturas para processamento de pagamentos administrativos e programáticos. • Acompanhei o transporte e a distribuição de materiais para as províncias. • Preparei cartas-convite para visitantes estrangeiros e elaborei atas e relatórios de reuniões. • Mantive organizados os arquivos físicos e eletrónicos, garantindo a identificação e localização dos documentos.
