Técnico Administrativo

Funções

• Tramitar todos os processos relativos a solicitação de relatórios e juntas médicas dos colaboradores afectos a Estação de Bombagem
• Receber, tratar e solicitar validação de todas as justificações de ausência temporária do recinto da Estação de Bombagem, i.e., férias e despensas
• Receber, registar e encaminhar aos RH todas as justificações de ausências dos colaboradores
• Monitorar diariamente, no sistema informático de gestão de assiduidade todos atrasos e faltas de marcação, e fazer o seguimento imediato de todos os casos
• Receber, tratar e enviar aos RH todos os registos de horas extraordinárias efectuadas na Estação de Bombagem, mensalmente
• Actuar como ponto focal de toda comunicação institucional interna (impressa e em vídeo) assegurando sua ampla publicação para todos os destinatários
• Assegurar e monitorar a realização de todas actividades lúdicas na Estação de Bombagem
• Receber e tramitar toda correspondência interna (correio)
• Receber e encaminhar toda correspondência externa que entra a partir da Estação de Bombagem, endereçada à empresa ou aos seus funcionários
• Receber e tratar todos os pedidos de alojamento para as casas de hóspedes na Estação de Bombagem e/ou para o exterior
• Receber, tratar e enviar para pagamento as facturas de todos terceirizados que prestam serviços na Estação de Bombagem
• Monitorar o stock de suplementos (alimentos e material de limpeza) nas casas de hóspedes da MPS
• Tramitar, junto dos serviços de aquisições, todos os pedidos de aquisição de suplementos (alimentos e material de limpeza) para as casas de hóspedes na MPS
• Receber, registar e distribuir diariamente todos os pedidos de intervenção ou reparação nas casas do condomínio residencial da MPS
• Realizar inspecções semanais em todos os bairros do condomínio residencial da Maforga (A, B, C & D) e participar os casos merecedores de intervenção imediata, assim como a médio e longo prazos
• Participar nas acções de inspecção do Conselho de Condomínio e produzir o relatório de casa sessão, bem como as suas constatações
• Realizar inspecções semanais as casas de hóspedes (sala, cozinha, quartos, wc, lavandaria, dispensa) para apurar, corrigir e manter em alta conformidade as condições de higiene existentes
• Realizar inspecções semanais ao refetório e a cozinha da MPS para apurar as condições de higiene destes locais, mormente ao armazenamento e conservação dos alimentos, prazos de validade, equipamentos de protecção individual e coletiva, entre outros
• Assegurar a limpeza do museu da MPS (na área interior e exterior) assim como a inspeção e manutenção dos artigos que estiverem em exposição
• Produzir com base nos registos disponíveis, estatísticas sobre a performance das casas de hóspedes, cantinas, intervenções/reparações no condomínio residencial, utilização da ambulância, etc.
• Agendar, convocar e produzir as actas das reuniões semanais de articulação de actividades na MPS e fazer o monitoramento dos planos de acção resultantes das referidas reuniões
• Supervisionar a preparação da sala de reuniões e garantir que todas as condições estejam criadas para o bom decurso das reuniões que decorrem na MPS
• Agendar e coordenar a actividade de fumigação em toda Estação de Bombagem, assim como nos bairros residenciais e avaliar a eficácia de cada intervenção
• Realizar outras actividades que sejam solicitadas pelo superior hierárquico, de acordo com as necessidades de serviço

Requisitos

• Formação Académica: 12ª classe
• Experiência Profissional: 1 ano de experiência em Funções similares
• Domínio de Excel
• Competências Técnicas e Comportamentais:
• Práticas Administrativas
• Gestão de Expediente
• Gestão de Condomínio
• Domínio de informática na óptica do utilizador
• Planeamento e Organização
• Resolução de Problemas

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados