Técnico Administrativo

Funções

• Reportando ao Coordenador de departamento, será responsável por prestar assessoria administrativa às áreas funcionais da empresa e executar procedimentos técnico-administrativos, de articulação entre áreas e de atendimento interno e externo, no garante da aplicação e atualização dos processos e procedimentos gerais de funcionamento da empresa, em vigor
• Pesquisar, organizar, selecionar, analisar e tratar dados e informações que lhe sejam solicitados, para a tomada de decisões ou apoiar reuniões
• Planificar, organizar e atualizar a agenda de Diretores/Responsáveis de áreas, observando as orientações recebidas
• Apoiar as visitas institucionais e de partes interessadas, providenciando os meios necessários para a sua execução nos horários e compromissos estabelecidos
• participar e/ou coordenar projetos de melhoria de processos e procedimentos administrativos e de controlo documental, quando solicitado
• Providenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, de viaturas e outros meios necessários à logística das viagens
• Assegurar a reserva de salas para reuniões e preparar os meios audiovisuais, avisando antecipadamente os participantes sobre datas, horários, assuntos em análise e documentação necessária
• Registar e actualizar dados e informações necessários à gestão, preparando mapas e relatórios de apoio à tomada de decisão
• Assegurar as operações de controlo, registo e conferência do fundo de caixa, prestando contas e solicitando a reposição do fundo, de acordo com as regras estabelecidas
• Emitir guias de remessa/transporte e notas de encomenda
• Proceder a conferências e verificações de dados e informações, seguindo instruções
• Receber, conferir, armazenar, controlar e entregar produtos, materiais e equipamentos de economato ou de outras áreas de armazenagem
• Efectuar compras de acordo com os procedimentos definidos e/ou instruções recebidas
• Atender, dar resposta e/ou encaminhar, telefônica, via remota ou pessoalmente, colaboradores internos, fornecedores e demais partes interessadas em função do tipo de informação ou serviço pretendido
• Recepcionar e registar a correspondência (quando aplicável) e encaminhá-la para os respetivos serviços ou destinatários, de acordo com o tipo de assunto e prioridade da mesma
• Proceder à expedição da correspondência de acordo com as instruções e os procedimentos adequados
• Efectuar o processamento de texto de documentos diversos (e.g. memorandos, notas informativas, relatórios, entre outros) com base em informação fornecida
• Providenciar a circulação de dados, informação e documentação, assim como a organização e manutenção dos arquivos sob a sua responsabilidade
• Zelar pela conservação, limpeza e manutenção dos equipamentos e ambiente de trabalho
• Executar outras tarefas compatíveis com as exigências do exercício da função
• Colaborar na promoção de uma cultura de segurança, salvaguardando a sua segurança e a dos outros, e participando ativamente nos programas e ações desenvolvidos no âmbito da segurança e saúde do trabalho
• Adotar atitudes e práticas que contribuam para a preservação e proteção do ambiente, bem como para o desenvolvimento e manutenção de relacionamentos positivos com as comunidades e demais partes interessadas
• Participar activamente nos programas de melhoria contínua, executando as actividades, e identificando e propondo ações que melhorem a eficiência, a produtividade e a qualidade dos produtos
• Aplicar, no âmbito da sua função, os requisitos do sistema de gestão florestal, ou outros sistemas de gestão que venham a ser adotados pela empresa

Requisitos

• Mínimo de ensino médio geral ou equivalente
• Curso médio ou superior em áreas de Secretariado, Comunicação Empresarial, Relações Públicas e Secretariado ou áreas de ciências sociais e empresariais, será preferencial
• Mínimo de 5 anos de experiência em funções similares
• Conhecimentos sólidos de MS Office
• Conhecimentos básicos de SAP, se aplicável
• Conhecimentos sólidos de Inglês, falado e escrito e de, pelo menos, uma língua nativa
• Conhecimentos sólidos do sistema formal de comunicação interna
• Conhecimentos sólidos dos procedimentos internos
• Conhecimentos básicos do protocolo empresarial
• Forte orientação para cliente
• Boas capacidades de comunicação e expressão oral e escrita
• Capacidade para cooperação e trabalho em equipa
• Excelente capacidade de organização, método de trabalho e gestão do tempo
• Bom relacionamento interpessoal e capacidade de gerar relações cooperativas com diferentes interlocutores
• Boa capacidade de aprendizagem
• Capacidade de ser flexível e adaptar-se a diferentes pessoas e circunstâncias
• Possuir Integridade/Honestidade

Benefícios

• A possibilidade de trabalhar numa empresa que oferece condições salariais compatíveis com o grau de experiência e nível de responsabilidade da função, bem como, oportunidades de desenvolvimento pessoal

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados