Oficial de Operações

Funções

• Procurement
• Processamento e políticas: Rever as políticas de compras anualmente contra os requisitos de melhores práticas, requisitos da SNV, Doadores e Governo de Moçambique e preparar para aprovação e ajustes revisões do Director Nacional, conforme necessário, para garantir que a SNV esteja em conformidade com todas as regras e regulamentos relevantes
• Conduzir o processo de aquisição de bens e serviços para o escritório e todos os projectos, em coordenação com o Gestor de Finanças, Gestores de Projectos e Administradores de Projectos, e garantir que os procedimentos e directrizes relevantes (dos doadores e da SNV) são rigorosamente seguidos e com documentação de fácil recuperação
• Aconselha e fortalece a capacidade dos Administradores de Projecto em todos os processos de aquisição, para garantir que os procedimentos para SNV e doadores sejam totalmente seguidos
• Mantém uma lista de provedores de serviços aprovados para todos os escritórios e assegura que SNV (e projectos) usem o melhor preço e qualidade
• Adjudicação e Cumprimento das regras do doador:
• Redigir e emitir pedidos para propostas e candidaturas, convites para licitação, documentação do concurso, comparações de propostas que determinam mecanismos de compras que garantam uma concorrência justa e aberta
• Propor ao Director comissões de propostas para aprovação, caso a caso, de acordo com os limites máximos definidos nas políticas e procedimentos relevantes
• Rever todos os contratos de doadores de SNV e garantir que as actividades de compras em cada projecto sejam compatíveis com os requisitos do doador
• Gestão de Contratos: Redigir e emitir todos os contratos de fornecimento de bens e serviços para serviços relacionados à logística; ordens de compra, memorandos, sub-acordos e subcontratos; manter arquivos de aquisição precisos e completos
• Logística e Lojas: Organizar acomodações para todas as reuniões/workshops nacionais e sectoriais, reuniões com clientes e treinamentos
• Submete e organiza documentos formais (despacho aduaneiro, aprovações, etc.)
• Organizar o transporte de pertences pessoais para trabalhador expatriado, incluindo despacho aduaneiro
• Organizar alojamento a longo prazo para trabalhador expatriado
• Fornecer apoio logístico para missões (incluindo a elaboração de propostas)
• Organizar equipamentos e aquisições de material, coordenar manutenção e substituição quando necessário, em consulta com a aprovação da autoridade relevante (Director Nacional, Gestor Financeiro, Gestor de Projecto e Administrador)
• Inventário: Desenvolver e manter uma lista de inventário de equipamentos, activos e meios de transporte para todos os escritórios e projectos, e garantir uma contagem e reconciliação física duas vezes por ano
• Manter o seguro de veículos e equipamentos e manter contacto com agências de seguros para renovações e reclamações
• Gestão de instalações, segurança e bens: Assegurar a manutenção de escritórios, bens e outras propriedades, coordenar reparos e assegurar arranjos para funções oficiais
• Controlar facturas de telefones (linhas terrestres e móveis)
• Manter equipamentos e instalações e garantir que eles estejam funcionando
• Garantir ambiente de trabalho seguro e limpo
• Gerir a frota, incluindo sistemas de rastreamento de automóveis, cadernos de registro, e assegura manutenção regular de acordo com as normas definidas, e que os veículos estejam sendo usados para o propósito pretendido
• Manter contratos e arrendamentos, de casas e outros serviços
• TIC: Gerir os serviços de TIC fornecidos pela empresa terceirizada, incluindo uma revisão anual de qualidade e preço em relação às condições do mercado
• Certifique-se de que novos funcionários tenham um computador (novo ou do grupo), pronto no primeiro dia de trabalho
• Certifique-se de que todo o pessoal da SNV esteja usando o sistema SUBI mais actual
• Interagir com as TIC na HO para garantir que todas as questões relacionadas às TIC sejam tratadas de forma proativa e atempada
• Assegure-se de que todos os equipamentos TIC adquiridos sejam conforme as recomendações SNV e as especificações compatíveis
• Supervisão de serviços terceirizados: Supervisão e gestão de tarefas de suporte terceirizado de segurança, limpeza, manutenção de escritório e TIC
• Executa outras tarefas semelhantes conforme necessário e delegado

Requisitos

• Nível de Licenciatura em áreas relevantes (Administração/Administração de Negócios)
• Experiência de 4 anos em posição similar
• Conhecimento prático de padrões e inventário de compras
• Experiência em lidar e atender aos requisitos dos doadores
• Boa proficiência em Inglês
• Capacidade de trabalhar de forma independente
• Planeamento efectivo e resolução de problemas
• Excelentes habilidades organizacionais
• Domínio de Informática

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados