Oficial de Administração e Finanças (m/f)

Descrição

• O/A Oficial de Administração e Finanças é responsável por fornecer suporte administrativo e financeiro ao projecto CASCADE. Sob a supervisão do Gestor de Projecto, ele é responsável pela documentação contábil, movimentação de frota e logística geral do escritório para a PMU. Ele/ela será responsável por garantir que todos os materiais de escritório estejam disponíveis e sejam usados de maneira econômica. Ele(a) também será responsável pelos veículos do projecto e garantirá que eles estejam em bom estado de conservação e que o uso de combustível seja monitorado de perto. A posição é baseada em Nacala

Funções

Gestão de Frotas

• Planear e supervisionar a utilização, registro, manutenção e alocação de veículos para o projecto de acordo com as directrizes de gerenciamento de frota da CARE
• Usando os dados do Cartrack, produza relatórios, incluindo relatórios mensais de veículos e relatórios de acidentes para o seguro, conforme necessário
• Garantir que os veículos do projecto tenham documentos legais e que sejam renovados em tempo hábil, ou seja, seguro, licença, COF. Garantir o uso correto dos livros de registro por todos os motoristas
• Preparar e manter o cronograma de manutenção do veículo e garantir que seja implementado. Garantir que os veículos do projeto na estrada estejam em condições de circular. Acompanhe as peças de reposição substituídas para cada veículo, incluindo os custos
• Assegurar o registo (através dos guardas) de chegada/saída de todas as viaturas do parque de escritórios
• Certifique-se de que todos os veículos estejam estacionados no escritório após o trabalho e que as chaves estejam protegidas para evitar uso indevido
• Garantir o uso eficiente de combustível em todos os veículos, monitorando o reabastecimento dos veículos. garantir que os veículos sejam mantidos com tanque cheio, e nunca despachados com menos de meio tanque
• Produza relatórios mensais de uso de combustível e compartilhe com o Gerente de Projecto. Acompanhamento de usuários de veículos/motos com relatórios anormais de consumo de combustível
• Entrar em contato com o fornecedor de combustível para garantir que o combustível esteja disponível o tempo todo e que os motoristas mantenham registros de combustível correctos
• Controlar a movimentação dos motoristas através da atribuição de rotas de acordo com as solicitações de transporte aprovadas

Gestão de activos

• Gerenciar os ativos do projecto desenvolvendo e mantendo um registro de activos actualizado, rotulando todas as propriedades usando um sequenciamento aceitável
• Estabelecer contacto com prestadores de serviços para manutenção e serviços de activos
• Entrar em contato com o gerente de linha sobre assistências que precisam ser descartadas e enviar a lista ao escritório de Administração da CARE para implementação

Gestão Financeira e Processamento

• Revisar os avanços garantindo que a documentação adequada seja anexada antes de enviar para aprovação ao gerente de projecto
• Revisão (codificação adequada) e Booking de todas as liquidações de pessoal
• Revisar os gastos dos parceiros em pessoas flexíveis todos os meses antes do encerramento do período
• Revisão dos avanços dos parceiros assim que forem submetidos antes de enviá-los ao analista de AP
• Recebimento e depósito em dinheiro a qualquer momento, conforme necessário
• Entrar em contato com o SSC e responder a todos os itens de reconciliação bancária não reconciliados relacionados a depósitos
• Garantir que todos os documentos financeiros sejam arquivados correctamente e no prazo
• Acompanhar as diretrizes de relatórios financeiros dos doadores e garantir que os relatórios financeiros aos doadores sejam enviados de acordo com o cronograma acordado
• Auxilia na coordenação dos requisitos de relatórios financeiros entre os gerentes de projecto e o Controlador Financeiro
• Garante a apresentação oportuna de relatórios financeiros aos gerentes de projecto/doadores
• Ajustar e revisar os relatórios financeiros revisados pelos gerentes de projecto/doador e fazer as recomendações necessárias para acção

Requisitos

• Licenciatura em Contabilidade, Finanças, Administração, Logística ou disciplina relacionada, e um mínimo de 3 anos de experiência de preferência trabalhando para uma ONG’’s
• Boa compreensão das principais políticas e procedimentos dos doadores relevantes para finanças e administração
• Conhecimento dos princípios básicos de contabilidade
• Capacidade de tomar iniciativa quando apropriado para lidar com os desafios encontrados no trabalho diário
• Capacidade de adaptar ou mudar as prioridades de acordo com as mudanças nas demandas do trabalho
• Competência profissional com aplicativos MS Office, incluindo Word, Excel e Outlook
• Fluente em português falado e escrito e competência profissional em inglês falado
• Habilidade em Emakhua é uma vantagem adicional

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• A CARE Moçambique é um empregador com Igualdade de Oportunidades. Incentivamos candidaturas de mulheres, as pessoas com deficiência e outros grupos desfavorecidos
• Não toleramos qualquer tipo de assédio, Abuso e Exploração Sexual entre trabalhadores, Parceiros de Implementação e Beneficiários
• Não fazemos nenhum tipo de cobranças para nenhum tipo de contratação e não procedemos por via de agentes de recrutamento
• Oferecemos um pacote de compensação competitiva e a possibilidade de construir uma carreira no sector de desenvolvimento, através de um engajamento a longo prazo e acesso aos recursos e experiência pelo mundo