Gestor de Operações

Descrição

• Fundada em 2011, a International NGO Safety Organisation (INSO) é uma organização internacional não-governamental que apoia trabalhadores humanitários através de plataformas de coordenação de segurança. A INSO fornece às ONGs registadas uma variedade de serviços, incluindo monitoria de incidentes em tempo real, relatórios analíticos, dados e mapeamento relacionados com segurança, apoio na gestão de crises, orientações para colaboradores e formações A INSO presta apoio diário a mais de 1500 ONGs que operam em 26 países
• A INSO Moçambique apoia mais de 50 organizações não governamentais (ONG) parceiras, nacionais e internacionais. Ao integrar a INSO Moçambique, contribuirá directamente para os esforços humanitários, através da prestação de aconselhamento e análise que ajudam os parceiros a manterem-se em segurança
• Resumo do Cargo: Reportando-se a Directora Nacional e sob a supervisão funcional do Assessor Sénior de Operações da INSO e do Assessor de Recursos Humanos, o/a Gestor/a de Operações (GO) será responsável pela execução eficiente de todas as funções operacionais no Escritório Nacional. O/A GO poderá contar com o apoio de um ou mais Oficiais ou Assistentes, conforme a disponibilidade de pessoal no Escritório Nacional
• Para além de gerir as tarefas transacionais e estratégicas de Recursos Humanos, pela gestão integral das instalações e gestão eficaz dos seus activos, incluindo a gestão dos motoristas, pessoal de limpeza e outro pessoal de apoio e será igualmente responsável pela preparação e gestão dos processos de aquisição do Escritório Nacional, garantindo o pleno cumprimento dos procedimentos de aprovisionamento da INSO e dos requisitos orçamentais, de forma eficiente e economicamente vantajosa
• Actuará igualmente como ponto focal de segurança da INSO Moçambique, constituindo o principal ponto de contacto para questões internas de segurança, supervisionando as comunicações, o transporte, a segurança das instalações e a força de segurança, trabalhará em estreita colaboração com o Assessor de Recursos Humanos e o Assessor Sénior de Operações, e a eles recorrerá relativamente às questões pertinentes

Funções

Questões Jurídicas e de Conformidade

• Assegurar que todos os documentos legais e regulamentares necessários sejam apresentados atempadamente, em nome da INSO, junto das autoridades nacionais competentes, a fim de manter o registo formal da INSO no país
• Obter, em nome da INSO, os vistos, as autorizações de trabalho e as autorizações de residência, conforme necessário
• Monitorar o cumprimento da legislação tributária nacional e assegurar o cumprimento atempado dos requisitos locais de apresentação de declarações e relatórios estatutários
• Liderar o acompanhamento das auditorias e implementar as recomendações em todas as áreas de operações

Recursos Humanos

• O/A GO é responsável pela gestão atempada de todos os processos de recrutamento no país, nacionais e internacionais, assegurando o seu pleno cumprimento das orientações e dos procedimentos da INSO
• Liderar a implementação e o acompanhamento de todos os regulamentos da INSO relativos ao pessoal e aos Recursos Humanos (nacionais e internacionais), de modo a assegurar a conformidade do Escritório Nacional, e monitorar regularmente a legislação laboral nacional, propondo, quando apropriado, ao Director Nacional e ao Director de Operações alterações às normas internas
• Coordenar e monitorizar o acompanhamento do desempenho dos trabalhadores nacionais, a gestão de reclamações e os procedimentos disciplinares, remetendo as questões a Directora Nacional e ao Director de Operações, quando apropriado
• Preparar mensalmente a folha de salários do pessoal nacional e controlar as folhas de ponto, bem como quaisquer pagamentos/deduções fiscais, e manter, conforme exigido por lei, os registos de inscrição nos seguros e os pagamentos de assistência médica do pessoal nacional do Escritório Nacional
• Prestar apoio aos pedidos de auditoria interna e externa na área de Recursos Humanos, coordenando com a Sede, conforme apropriado
• Actuar como ponto focal, no país, para a gestão de todos os projectos de Recursos Humanos (e de outras áreas de Operações) e como ponto focal para todas as questões de Recursos Humanos colocadas pelo pessoal ou pela Direcção, tanto na Sede como no Escritório Nacional
• Apoiar a Sede na recolha e monitorização dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) pertinentes e de outros dados relacionados com a gestão e o desempenho dos Recursos Humanos
• Deverá ser solicitada ao Director de Recursos Humanos, baseado nos Países Baixos, orientação e apoio relativamente a questões técnicas de Recursos Humanos e à abordagem global da INSO

Gestão das Instalações e dos Activos

• Gerir a totalidade das tarefas de gestão das instalações da INSO Moçambique, assegurando a prestação eficaz dos serviços funcionais e de apoio
• Preparar e manter todos os contratos de arrendamento e contratos da INSO Moçambique com os fornecedores (escritórios, serviços públicos, viaturas, segurança, etc.)
• Equipar e manter todas as instalações destinadas ao pessoal e as viaturas de acordo com os padrões exigidos
• Estabelecer e manter regularmente um registo central dos activos da INSO Moçambique e assegurar a plena implementação e o cumprimento de todos os regulamentos relativos à gestão de activos
• Exercer as funções de Gestor/a Geral do Escritório, assegurando o funcionamento adequado dos escritórios no que respeita aos serviços, fornecimentos e consumíveis

Aprovisionamento e Logística

• Exercer as funções de responsável e implementador das políticas na INSO Moçambique
• Assegurar o cumprimento de todos os regulamentos de Aprovisionamento e Logística aplicáveis à INSO e aos seus doadores na INSO Moçambique, e garantir que todo o pessoal tenha conhecimento das suas funções e responsabilidades no que respeita ao aprovisionamento
• Supervisionar a plena implementação dos processos de aprovisionamento, conforme estabelecido nos regulamentos internos e procedimentos operacionais da INSO
• Fazer cumprir todos os mecanismos de controlo destinados a prevenir a fraude e a corrupção
• Manter os processos de aprovisionamento actualizados e rigorosos, em pleno cumprimento da política da INSO
• Gerir e manter os acordos contratuais e as relações com fornecedores/empreiteiros e todos os prestadores de serviços
• Realizar regularmente estudos do mercado local de bens e serviços e assegurar que a Lista de
• Fornecedores/Prestadores e outras bases de dados sejam mantidas actualizadas
• Criar uma base de dados de fornecedores através de um processo de pré-qualificação, mediante convites públicos à apresentação de propostas
• Realizar verificações dos fornecedores e proceder à sua avaliação em relação às listas de combate ao terrorismo ou de sanções
• Gerir e implementar a política e as directrizes da INSO relativas à frota
• Contribuir para a elaboração de relatórios aos doadores nas áreas de gestão de activos, logística e aprovisionamento
• Criar e gerir um sistema de acompanhamento dos processos de aprovisionamento, a ser enviado a todos os responsáveis dos departamentos do país e aos solicitantes

Segurança e Protecção

• Em conjunto com o Assessor de Segurança, assegurar que sejam tomadas as medidas adequadas para a protecção das instalações, viaturas e activos da INSO, em conformidade com as políticas e os regulamentos de segurança e protecção da INSO
• Ser responsável por assegurar que os motoristas e os guardas recebam instruções sobre os protocolos nacionais de segurança e protecção
• No âmbito do processo de integração, assegurar que os novos trabalhadores/consultores/visitantes recebam orientação e formação sobre o Plano de Gestão da Segurança do País, incluindo as funções e responsabilidades em matéria de segurança e protecção. Ponto focal — incluir comprovativo de vida, orientações/lista de verificação
• Actuar como ponto focal para visitantes/pessoal, fornecer pacotes de informação prévia à partida e realizar sessões informativas à chegada, conforme solicitado
• Gerir a lista de verificação de chegada/visitantes e coordenar todas as informações, assegurando que a sessão de informação sobre segurança seja agendada e comunicada

Reforço de Capacidades e Relatórios

• Ministrar formação aos novos colaboradores de Operações
• Realizar formação de reciclagem, uma vez por ano, para o pessoal de Operações da INSO, especialmente para os que se encontram em locais de campo, sobre os SOP 2 e SOP 3
• Liderar a implementação de novas políticas e procedimentos, conforme sejam emitidos pela Sede
• Gerir e actualizar a página do país no SharePoint
• Elaborar relatórios de qualidade e assegurar o cumprimento dos prazos, tanto para os doadores como para a Sede

Requisitos

• Conhecimentos, competências e experiência essenciais:
• Fluência em Inglês e Português, tanto na expressão escrita como oral
• Licenciatura numa área relevante, obtida numa instituição de ensino superior reconhecida
• Pelo menos 5 anos de experiência profissional progressiva nas áreas de Recursos Humanos, logística, gestão de instalações e aprovisionamento
• Pelo menos 2 anos de experiência numa ONG ou organização internacional
• Domínio da utilização dos programas do MS Office e experiência na gestão de bases de dados
• Experiência ou conhecimentos prévios nas áreas de logística e aprovisionamento
• Elevado grau de auto-motivação, capacidade de resolução de problemas, orientação para soluções e pensamento estratégico, com capacidade para gerir múltiplas prioridades e trabalhar de acordo com os prazos estabelecidos
• Características Desejáveis:
• Conhecimentos gerais dos regulamentos de aprovisionamento dos doadores
• Conhecimentos prévios da INSO e afinidade com a sua missão
• Experiência como utilizador ou administrador de sistemas de gestão de Recursos Humanos

Beneficios

• Tipo de Contrato: Contrato Indeterminado
• Local de Trabalho: Maputo ou Pemba, sendo o local de trabalho definitivo determinado em função das necessidades operacionais
• Horário de Trabalho: Função a tempo inteiro, em conformidade com as políticas da INSO e a legislação laboral aplicável em Moçambique
• Período Experimental: A contratação estará sujeita a um período probatório, em conformidade com a legislação laboral moçambicana aplicável
• Remuneração: O salário e os benefícios estarão em conformidade com a tabela salarial aplicável da INSO, as suas políticas e os termos e condições de emprego
• Deslocações: O cargo poderá exigir deslocações dentro de Moçambique, incluindo aos Escritórios de Campo da INSO, em função das necessidades operacionais

Documentação

• As candidaturas deverão ser submetidas em Inglês e incluir:
• Um CV actualizado (máximo de 3 páginas)
• Uma carta de motivação de uma página, explicando o seu interesse em trabalhar para a INSO e de que forma as suas qualificações se alinham especificamente com as competências exigidas para o cargo

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Por favor, não envie quaisquer informações adicionais. Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Declaração de Igualdade de Oportunidades: A organização está comprometida com a diversidade, inclusão e protecção. Candidatos qualificados de todos os contextos são encorajados a candidatar-se
• Política de Protecção da INSO: A INSO está totalmente comprometida com o recrutamento seguro, selecção e verificação de todos os potenciais novos colaboradores, membros do conselho e voluntários, garantindo o cumprimento rigoroso do nosso Código de Conduta e da Política de Protecção ao longo de todo o processo de recrutamento