Assistente de Administração e Finanças

A AMPCM está a recrutar um Assistente de Administração e Finanças do Projecto do Fortalecimento de Produtores Rurais na Zona Norte através da Abordagem de Desenvolvimento Cooperativo para Nampula.

Funções

• Planos Orçamentais: Assistir o Coordenador do Projecto na preparação e submissão atempada dos necessários planos orçamentais e planos de aprovisionamento (de curto, médio e longo prazo) da unidade e do projecto
• Execução Orçamental: a) Assistir o Coordenador para o correcto ajuizamento das necessidades de despesas das actividades do Projecto e a sua elegibilidade tendo em atenção os planos orçamentais aprovados, as regras e procedimentos de administrativo-financeiros da AMPCM e das fontes de financiamento, para que se garanta uma gestão transparente dos fundos Projecto; b) preparar os processos de pagamentos (incluindo os memorandos de requisição de fundos para o pagamento), codificá-los de acordo com o plano de contas e assegurar os pagamentos nos prazos estabelecidos; c) emitir cheques, transferências bancárias, realizar depósitos e levantamentos bancários, manter o livro de bancos, o controle de saldos, os pedidos regulares de extractos de contas e assegurar que a reconciliação bancária seja feita regularmente na instituição; d) Responsável pelo manuseamento do Fundo de Maneio do Projecto, pelo registo das transacções e pela reconciliação do Livro de! Caixa; e) organizar e efectuar a verificação dos suportes de natureza contabilística (em termos de suficiência, fiabilidade e classificadores) para que se garanta o cumprimento rigoroso e adequado das prestações de contas
• Relatórios e Instrumentos de Gestão Administrativa & Financeira: a) Assistir o Coordenador do Projecto para a produção nos prazos exigidos dos relatórios de Execução Orçamental (Relatórios e Demonstrações Financeiras) do Projecto e garantir a elaboração dos Relatórios da área de Administração e Finanças da Projecto segundo as periodicidades mensal, trimestral, semestral, de progresso e finais, ou para outros períodos quando solicitado, garantindo-se assim a disponibilidade/desembolso dos fundos necessários para funcionamento da unidade de implementação do projecto e para a realização das actividades do projecto; b) Assistir o Coordenador do Projecto para que se mantenha actualizado o “portfolio” financeiro do Projecto a fim de este poder ser mostrado, prontamente, de forma elucidativa ao Director Executivo, aos órgãos sociais de governação da AMPCM e aos doadores; c) Assistir o Coordenador do Projecto para se garantir a comunicação ! interna periódica sobre a situação financeira do projecto (mensal para o Director Executivo e Conselho de Direcção e outras periodicidades segundo determinadas necessidades e para determinados stakeholders); d) Assistir o Coordenador para se assegurar o cumprimento das políticas e práticas contabilísticas ao nível da Unidade de implementação do projecto em Nampula
• Controle & Auditorias: a) Assistir e Participar na realização das auditorias administrativas e financeiras, internas e externas e garantir a implementação das subsequentes recomendações da auditoria. b) Análise de documentos financeiros (internos e/ou produzidos pelas empresas contratadas) com vista a assegurar a plenitude, exactidão e a validade dos dados financeiros; c) Manter o controlo apropriado sobre vários registos financeiros tais como compromissos e despesas de encontro as quantidades incluídas no orçamento; iniciar as acções relativas a: informação financeira geral, pagamentos de viagem e transacções de compras; c) Manter ficheiros meticulosos e sempre prontos para auditorias; d) Assegurar e dar assistência para que nenhum expediente e processo contabilístico e financeiro se realize sem ter sido devidamente autorizado pela respectiva entidade competente

No âmbito da Administração Geral e do Escritório:

• Administração de escritório: Em caso de a Unidade de Implementação funcionar em edifício sob sua directa gestão: a) Monitorar o uso e estado do edifício, equipamentos e bens da instituição e apresentar atempadamente, quando for o caso, o plano das necessidades de abate, manutenção e/ou substituição. b) Coordenar a prestação de trabalho por parte de provedores de serviços para as necessidades que garantam um melhor, eficaz e eficiente funcionamento do escritório, e c) Acompanhar a execução dos contratos de arrendamento, de vigilância, de manutenção e de limpeza do escritório e assegurar que os pagamentos de renda do escritório, água e luz, telefone, internet, segurança, licenças municipais (ex.: da placa sinalética, etc.), contabilidade e outros serviços em outsourcing sejam efectuados dentro dos prazos estipulados nos respectivos contratos, e, d) Controlar os trabalhos providenciados para a segurança, limpeza e manutenção do edifício e ! estreitar contactos com o procurador do locatário do escritório para efeitos de operacionalização dos termos previstos no respectivo contrato
• Procurment: a) Assistir o Coordenador para a elaboração e actualização do Plano de Aquisições Anual do projecto; b) Preparar de Termos de Referencia e as especificações para as actividades de procurment; e Elaborar os anúncios de licitação e/ou anúncios de aquisições e manifestações de interesse quando necessário; c) Assistir o processo de lançamento de concursos para obtenção de cotações e/ou Propostas Técnicas e Financeiras de Fornecimento de Bens e/ou Serviços; d) Elaborar relatórios técnicos de comparação e avaliação de preços para apreciação e aprovação superior, e) fazer o seguimento da contratação de fornecedores (ou prestadores de serviços) seleccionados e de aquisição de bens e serviços e de toda logística para a execução das actividades do projecto
• Comunicações e Arquivo: a) Garantir a operação e controlo do uso dos meios de telefone, fax, fotocópias, scanner da instituição de forma adequada e com custos controlados. b) Fazer o seguimento e organização das correspondências da instituição, garantido a sua expedição e um registo sistematizado adequado. c) Manter organizado e em dia um arquivo adequado de todos os documentos relacionados com matérias de administração e finanças, recursos humanos e direcção executiva da AMPCM
• Economato & Inventário: a) Manter actualizado o sistema de controlo do economato e fazer conferências periódicas do material existente. b) Manter actualizados os inventários compreensíveis dos recursos do projecto (Ex: viaturas, equipamentos do escritório, mobília, material consumível adquirido pelo projecto) e verificar propostas de abates e respectivo registo após aprovação superior
• Secretariado & Viagens: a) Assistir a organização e logística de reuniões, workshops e eventos do projecto e no fornecimento de serviços de secretariado e de recepção de visitas e atendimento ao público. b) Assistir os viajantes no âmbito de deslocações em missão de serviço para a implementação das actividades do projecto

No âmbito da Gestão dos Recursos Humanos:

• Garantir que todo o pessoal da Unidade de Implemntação do Projecto tenha os seus contratos de acordo com a legislação moçambicana, com toda a documentação e informação requerida e organizados em processos individuais devidamente actualizados
• Garantir o processamento e pagamento de salários e subsídios no tempo exigido, controle de férias e ausências, controlo e pagamento de despesas reembolsáveis, pagamento do IRPS e do INSS nas respectivas instituições nos prazos estabelecidos
• Responsável pelo trabalho e avaliação de desempenho dos Auxiliares da Administração e Finanças (por exemplo: Guardas e Assistentes Auxiliares)

No âmbito da Assistência ao pessoal da Unidade de Implemetação do Projecto:

• Dar suporte aos colaboradores da Unidade de implementação do pojecto, para conhecimento e aplicação dos procedimentos administrativos e financeiros da AMPCM, na gestão financeira e contabilística dos fundos das respectivas actividades e na preparação de informação financeira e orçamental
• Assistir a AMPCM na produção e execução de Estratégias e Plano de Sustentabilidade Financeira relacionados com a prestação de serviços na área de contabilidade e auditoria para empresas cooperativas modernas
• Assistir o Coordenador da Unidade de Implementação do Projecto sobre todos aspectos administrativo-financeiros da AMPCM e dar pareceres para a tomda de decisao do Coordenador do Projecto

Requisitos

• Mínimo de Bacharel em Contabilidade, Gestão ou Economia ou áreas relacionadas e, de preferência com licença/carteira profissional de contabilista reconhecida em Moçambique
• Pelo menos 5 anos de experiência realizando pelo menos os seguintes assuntos de Orçamentos, Contabilidade & Finanças (Contabilidade, Reconciliações Bancárias, Fecho de exercícios Contabilísticos e Fiscais, e prestação de contas para doadores internacionais & Tesouraria/Finanças, Elaboração de Relatórios Financeiros e Demonstrações Financeiras, preparação de orçamentos e mapas de execução orçamental, preparação de documentos para contratação, elaboração de mapas mensais de impostos fiscais), de assuntos da área de Administração (procurment, logística e gestão/administração de escritório), e de Recursos Humanos (gestão de pessoal, Acompanhamento dos contratos de pessoal, das férias e viagens, preparação de salários e de pagamentos dos impostos e contribuições sociais
• Experiência de trabalho em projectos financiados por organizações internacionais e experiência adicional em uma empresa de contabilidade e/ou de auditoria, constituem uma vantagem
• Capacidade de trabalhar de forma independente, prestar muita atenção aos detalhes e gerir várias tarefas em um ambiente com ritmo acelerado; e levado potencial de relacionamento inter-pessoal, excelentes habilidades comunicativas capacidade de fazer e manter contactos
• Alto sentido de responsabilidade e sigilo profissional, boa capacidade de organização e planeamento; e, muito respeito aos prazos e capacidade de estabelecer prioridades na carga de trabalho
• Capacidade de trabalhar sob pressão, em contextos instáveis, e disponibilidade de trabalhar além das horas regulamentares
• Bons conhecimentos de informática na óptica do utilizador (processamento de textos, base de dados, folhas de cálculo, internet/email e página web, apresentações), e fundamentalmente bons conhecimentos em processamento electrónico de dados e sistemas informatizados de contabilidade
• Fluência nas línguas portuguesa e inglesa, verbal e escrita
• Capacidade para integração rápida aos sistemas e trabalho de orçamentos, contabilidade e finanças da AMPCM
• Encoraja-se bastante a candidatura de pessoas do sexo feminino
• Disponibilidade para início do trabalho na AMPCM: 16 de Dezembro de 2013

Documentação

• Carta de Apresentação
• Curriculum Vitae

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
• Mencione a posição para que se candidata e/ou a referência da vaga
• Contactos para efectuar a sua Candidatura encontram-se listados acima, no lado direito