Assistente Administrativo

Descrição

• O profissional responsável por prestar assistência na área administrativa e auxiliar o Gestor Administrativo/Financeiro no controlo de gestão financeira, administração, organização de arquivos, gerência de informações entre outros
• Àrea Organizacional: Departamento Administrativo/Financeiro
• Missão: Garantir um serviço de qualidade, através de um atendimento rápido e amigável, de um apoio administrativo e logístico atempados e fiáveis

Funções

• Entre outras funções e responsabilidades, destacam-se:
• Assegurar o expediente normal de escritório (atendimento presencial/remoto a clientes/fornecedores/entidades do Estado e dar o devido encaminhamento)
• Elaboração de documentos (comunicação escrita para entidades do Estado, fornecedores, clientes, parceiros, etc.)
• Emissão de facturas, recibos, cotações, etc (software Primavera e outros)
• Validação da informação estatística recebida dos fornecedores/parceiros
• Organização de documentos fiscais para fornecer à Contabilidade e posterior validação dos lançamentos, reconciliações bancárias e guias para imposto
• Controlar o fluxo caixa (inclui o registo dos movimentos na respectiva plataforma online)
• Coordenar as actividades do Motorista (distribuição de correspondência) e da/o Servente ( limpeza das instalações, etc.)
• Agendamento de actividades/reuniões e suporte comercial
• Garantir o cumprimento das normas de qualidade existentes na organização
• Gestão do arquivo: físico e electrónico (assegurar que a informação física esteja disponível para consulta remota)
• Intervenção nos processos de importação/exportação
• Assistência ao RH: INSS, manter actualizado os processos dos trabalhadores, gerir férias/dispensas entre outras actividades inerentes ao pessoal da empresa
• Outras tarefas administrativas necessárias para o funcionamento da empresa

Requisitos

• Mínimo: nível médio de escolaridade; Preferencial: formação (concluída/em curso) em Gestão, Contabilidade, Auditoria, RH ou áreas similares
• Experiência em secretariado e na área administrativa
• Conhecimentos de informática (Microsoft Office – preferencial: domínio dos pacotes Word, Excel) e Internet
• Capacidade de organização e gestão do tempo
• Línguas: Português e Inglês
• Disponibilidade imediata

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados