Assistente Administrativo

A Contact está a recrutar para o seu cliente, International Youth Foundation uma empresa fundada em 1990 e presente em 73 países, um Assistente Administrativo, para Maputo, em Moçambique.

Descrição

• A International Youth Foundation (IYF), fundada em 1990 e presente em 73 países, tem como objectivo a capacitação de jovens para serem cidadãos saudáveis, produtivos e comprometidos; No âmbito do seu crescimento, a IYF pretende recrutar: Assistente Administrativo (m/f)

Funções

• Reportando ao Gestor Financeiro e Administrativo, irá prestar apoio operacional e logístico geral à organização, nomeadamente nas áreas de secretariado, finanças, logística, suporte administrativo, apoio à recepção, rotinas dos projectos e organização dos respectivos arquivos; Será responsável pelas seguintes tarefas:
• Providenciar suporte à recepção, prestando assistência em funções rotineiras de escritório e manutenção de arquivos
• Gerir todas as chamadas telefónicas recebidas, encaminhando a correspondência às pessoas certas para permitir uma acção adequada e atempada
• Coordenar todos os assuntos relacionados com as operações e a administração dos projectos, garantindo eficácia e eficiência no trabalho
• Gerir o petty cash e assegurar que todos os desembolsos e despesas estejam de acordo com as directrizes da IYF
• Apoiar o Gestor Financeiro e Administrativo em funções relacionadas com os relatórios financeiros, incluindo a reconciliação do petty cash, analisar todos os processos de justificação e preenchê-los de acordo com as necessidades da IYF
• Programar e coordenar reuniões, auxiliar no planeamento e na logística de workshops, actividades no exterior e outros eventos, interagindo com fornecedores, meios de comunicação, consultores e outros
• Coordenar itinerários de viagens, emissão de passagens aéreas, reservas de hotéis e outros aspectos da logística de viagem para colaboradores, visitantes e consultores
• Controlar o stock de material de escritório e auxiliar na encomenda de novos consumíveis, bem como em outras necessidades do escritório
• Manter actualizados os processos dos trabalhadores e calendários dos projectos
• Criar e manter um sistema de arquivo para os relatórios, resumos, brochuras e outros documentos relacionados com o projecto, de consulta rápida e fácil acesso
• Auxiliar na logística e no procurement das necessidades de aquisição

Requisitos

• Nível Médio de escolaridade
• Experiência de trabalho mínima de 2 anos em funções similares
• Experiência em logística
• Conhecimentos da área financeira
• Fluente em Português e Inglês (falado e escrito)
• Excelentes conhecimentos de MS Office (Word e Excel) e Internet
• Boa capacidade de organização e de comunicação
• Capacidade para trabalhar com várias equipas internacionais
• Capacidade de trabalhar sob pressão, num ambiente complexo de múltiplas tarefas e prazos apertados

Benefícios

• Oportunidade de integrar uma organização orientada para o desenvolvimento social dos jovens no país, que proporciona remuneração compatível com as qualificações e bom ambiente de trabalho, numa equipa motivada e dinâmica

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados