Vaga

Assistente Administrativo (m/f)

GIZ – Cooperação Alemã para o Desenvolvimento

A GIZ está a recrutar para o programa Boa Governação Financeira, um Assistente Administrativo (m/f) para Nampula, em Moçambique.
Funções
  • O Assistente Administrativo (m/f) é responsável por assistir a Administração e satisfazer todas as necessidades administrativas do escritório de forma independente, e com o mínimo de intervenção
  • Gerir a recepção e dar as boas-vindas aos visitantes
  • Responder e aceitar as chamadas telefónicas e mensagens e/ou reencaminhá-las ao respectivo colega
  • Manter actualizada a lista de contactos do programa
  • Receber e enviar toda a correspondência (interna e externa)
  • Definir e preparar a sala de reuniões conforme as instruções
  • Responsável pela gestão do economato
  • Arquivar documentos em arquivos de referência ou na estrutura de arquivos internos, de acordo com os regulamentos internos da GIZ e do Programa
  • Manter actualizado o inventário do programa
  • Assegurar a manutenção dos bens móveis e imóveis do escritório
  • Apoiar na organização de eventos (reuniões, workshops) internos ou com parceiros de cooperação
  • Compilar uma base de dados com preços, tarifas e localização de acomodações, serviços de catering, salas de conferência, etc. Partilhar a informação com as organizações parceiras e capacitados
  • Criar e fazer manutenção de várias listas, exemplo de pessoal em missão, participantes de workshop, etc.
  • Fazer ou solicitar a reserva de voos, hoteis, apoiar nos processos de pedido de emissão de vistos e outros processos relacionados para os colegas do programa e contraparte
  • Enviar os cartões de embarque á agência e manter o controlo sobre os bilhetes emitidos
  • Apoiar na gestão financeira do projecto. Gestão das contas caixa e bancos
  • Apoiar na elaboração de relatórios de despesas de viagem e apoiar no seguimento dos adiantamentos em aberto por forma a que sejam liquidados a tempo
  • Preparar e manter o arquivo dos processos procurement de bens e serviços de acordo com as directrizes da GIZ
  • Preparar/organizar toda logística necessária para as actividades do programa
  • Assistir os consultores internacionais e nacionais e membros da equipa do programa que chegam á Nampula em todas questões logísticas e administrativas
  • Coordenar as tarefas diárias dos Motoristas
  • Garantir o controlo e monitoria dos logbooks e consumo de combustíveis das viaturas do programa
  • Interpretar e traduzir (Português-Inglês) para os membros da equipa do projecto nas suas missões e dos documentos administrativos quando necessário
  • Garantir a conformidade da gestão financeira com os regulamentos e procedimentos administrativos da GIZ
  • Desempenhar outras funções e tarefas a pedido do superior
Requisitos
  • Curso médio ou superior em Administração, Contabilidade e auditoria ou área similar
  • Pelo menos 5 anos de experiência profissional em posição comparável
  • Manutenção confidencial dos dados e informações
  • Bons conhecimentos de das tecnologias ITC (software relacionado, telefone, fax, email, internet) e outros aplicativos (por exemplo, MS Office e excel)
  • Boa gestão e habilidades organizacionais
  • Capacidade de trabalhar de forma proactiva e responsável, com atenção aos detalhes
  • Boas habilidades de comunicação
  • Disposição para melhorar a qualificação em conformidade com as tarefas executadas e as correspondentes medidas acordadas com a gerência
  • Conhecimento fluente, escrito e oral, de Português e Inglês
  • Conhecimento de alemão constitui uma vantagem
Notas
  • Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
Esta vaga não aceita mais candidaturas

Detalhes

Perguntas Frequentes

Como posso candidatar-me a vagas através do emprego.co.mz?

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