Assistente Administrativo e Logistico

Fumções

• Principais Responsabilidades:
• Planificar e fornecer todos os serviços de transporte, como organização de viagens, reservas e emissão de bilhetes, pedidos de visto, reserva de hotéis e táxis, despesas de viagem e despesas para a equipe do programa, bem como outros colaboradores da PROGRESSO, de acordo com o estipulado no manual de procedimentos
• Garantir que todos os processos estejam completos, com os documentos comprovativos apropriados, revistos e aprovados antes do processamento para pagamento
• Gere e actualizar a lista de fornecedores preferenciais; ordena e prepara contratos, adquire itens de fornecedores locais ou de outros lugares, conforme apropriado
• Executa a correspondência tridimensional na comparação da factura com a ordem de compra e a nota de entrada de mercadorias pagas
• Revisa documentos de suporte a transacções para garantir que todos estejam completos e devidamente arquivados adequadamente
• Garante que todos os pagamentos sejam feitos dentro do prazo
• Regista todas as transacções financeiras no log de despesas diárias do PROGRESSO
• Planea e coordena a aquisição de equipamentos e peças de reposição para veículos automóveis
• Facilitar a reparação ou a recuperação de avarias do veículo quando necessário, incluindo a reparação / recuperação fora do horário de trabalho
• Fazer a supervisão do diário de bordo do motorista, bem como do uso da viatura, incluindo o registo das deslocações e viagens, partidas e regressos de todos os destinos assim como a quilometragem inicial e final de cada deslocação
• Assegurar que os serviços de manutenção da(s) viatura(a) da Progresso é feita em tempo oportuno, e toda a documentação está actualizada
• Garantir a inspecção anual de veículos e que a manutenção regular seja realizada
• Elabora relatórios trimestrais e anuais sobre o desempenho do veículo, ou seja, a quilometragem coberta e os custos unitários e totais incorridos para cada veículo
• Supervisionar e monitorar todos os motoristas em suas tarefas diárias, como inspecções diárias de veículos, relatórios de manutenção preventiva, diários de bordo, limpeza de veículos e aderência à segurança
• Garantir que a equipa de subordinação directa esteja familiarizada com suas funções e responsabilidades em seus perfis de trabalho individuais e forneça todo o treinamento e suporte para desenvolver sua capacidade
• Realiza a avaliação de desempenho da equipe de relatório directo
• Coordenar com o Gestor Sénior de Administração e Finanças a nível da sede na implementação do sistema de controlo interno e do manual inerente aos procedimentos administrativos e financeiros da PROGRESSO
• Realizar outras funções que lhe sejam atribuídas pelo seu superior hierárquico inerentes a função contabilística
• Responsabilidades Transversais:
• Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas

Requisitos

• Licenciatura em Contabilidade e Auditoria, ou áreas afins
• Essencial:
• Bons conhecimentos de Logística e compra, Contabilidade Geral
• A função requer 2 anos de experiência profissional em funções similares
• Bons conhecimentos de práticas administrativas, logística e fiscalidade
• Conhecimentos básicos de inglês
• Ter trabalhado em organizações não-governamentais a nível comunitário
• Estar baseado ou já ter trabalhado na província ou região de implementação das actividades
• Ter algum domínio de uma das línguas locais da província constitui vantagem
• Desejável:
• Capacidade para trabalhar de forma independente e harmoniosamente com a equipa
• Ter habilidades para analisar as diferentes questões e problemas para ajudar a identificar soluções
• Actuar com ética no exercício da função
• Alto nível de profissionalismo, integridade
• Habilidades de comunicação
• Compromisso e compreensão dos objectivos da Progresso valores, missão e visão

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados