Assistente Administrativo de Proteção

Descrição

• Objectivo: O Assistente Administrativo de Proteção 2 presta apoio administrativo e/ou secretarial complexo no departamento de Proteção da Delegação do CICV em Maputo. Ele/ela apoia o funcionamento do Gabinete de Proteção: arquivamento/classificação de documentos de Proteção e execução de tarefas administrativas para garantir o bom funcionamento do Gabinete de Proteção

Funções

• Actualiza e obtém dados em/de ferramentas e bases de dados especializadas
• Cria e mantém ficheiros em papel ou eletrónicos actualizados
• Acompanhamento de processos específicos
• Redige e finaliza de forma independente correspondência, apresentações internas, actas de reuniões e outros documentos, partilhando informações entre os utilizadores de acordo com os níveis de confidencialidade estabelecidos
• Auxilia na organização de seminários, sessões de formação e workshops; estabelece contacto com intervenientes internos e externos e prestadores de serviços relacionados com o seu trabalho e companha as despesas
• Actualiza o cronograma, tabelas gráficos, agendas e outras ferramentas e garante que as facturas sejam acompanhadas
• Contribui para a produção de ferramentas adaptadas as necessidades da unidade de proteção
• Aplica instruções de gestão de informação e garante a conformidade com os procedimentos, incluindo no que diz respeito a formação dos utilizadores (práticas e ferramentas), quando necessário
• Mantém is ficheiros actualizados e garante que os registos são geridos correctamente
• Prepara as reuniões organizando as salas e materiais, incluindo a configuração técnica para chamadas de conferência, apresentações e videoconferências
• Elabora e finaliza correspondência, comprovativos, apresentações internas, actas de reuniões e outros documentos, partilha informações entre os utilizadores
• Realiza tarefas de secretaria, como fazer fotocópias, destruir documentos e gerir stocks de materia de escritório, enviando e recebendo comprovativos de proteção
• Assegura o cumprimento das necessidades e regulamentos internos e externos estabelecidos
• Contribui para a organização diária do gabinete de proteção
• Contribui para a proteção dos arquivos físicos e eletrónicos

Requisitos

• Diploma de ensino secundário ou formação equivalente
• Cinco anos de experiência numa posição de secretaria, preferencialmente no CICV
• Excelente domínio (escrito e falado) do inglês e do português
• Competências em informática, incluindo um bom domínio do pacote Microsoft Office, SharePoint e IBM Lotus
• Capacidade de gerir diversos ficheiros num ambiente de trabalho multicultural e regional
• Capacidade de trabalhar de forma eficiente com múltiplas prioridades e pessoas

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Estamos à procura de alguém metódico, responsável, orientado para os beneficiários, organizado, com boas capacidades de organização, bom sentido de trabalho em equipa, boas capacidades de comunicação, compromisso, iniciativa e respeito pelos valores do CICV
• Oferecemos trabalho dinâmico e gratificante num ambiente humanitário e multicultural, com salários e benefícios sociais atrativos, e oportunidades de desenvolvimento através de formação interna
• O CICV não solicita qualquer tipo de benefício em troca de uma vaga. O CICV reserva-se o direito de cancelar qualquer candidatura resultante de atos ilegais
• Por favor, envie para sua candidatura: CV, carta de apresentação, cópias de diplomas/certificados
• Apenas serão consideradas candidaturas com toda a documentação necessária