Assistente Administrativa

A Clinton Health Access Initiative está a recrutar uma Assistente Administrativa (m/f) para Maputo.

Funções

• Apoiar a Gestora de RH e Operações na actualização de qualquer registo legal ou licenças da CHAI
• Responsável por obter certidões de quitação de INSS e IRPS
• Responsável por obter, autenticar a documentação necessária para legalização do pessoal da CHAI
• Preparar documentos e cartas solicitadas pelo Gestor de RH e Operações, Director de Operações, Director Adjunto e Representante da CHAI
• Supervisionar todos os arquivos do escritório, garantir que toda a correspondência e documentos (entrada e saída) são devidamente arquivados
• Fornecer traduções sempre que necessário de documentos não oficiais
• Supervisionar e coordenar todos os aspectos logísticos de eventos e reuniões
• Supervisionar o inventário do material de consumiveis do escritório. Verificar a reposição do material
• Verificar, preparar e submeter pedidos de pagamento das despesas da companhia aérea
• Responsável por verificar e preparar os pedidos de pagamento dos envios de mercadoria/equipamento Assistir a Gestora de RH e Operações na gestão do inventario da CHAI, preenchendo os registos de inventario existentes e manter o arquivo das copias do processo de compra do referido material/equipamento
• Apoiar os Gestores de Programas da CHAI providenciando assistência administrativa e logística para assegurar um apoio eficiente aos diversos projectos da CHAI
• Assistir na monitorização e aderência das políticas internas pelos funcionários da CHAI
• Assistir a Gestora de RH e Operações na actualização e preparação de formulários, políticas e memorandos necessários, para partilhar com os funcionários da CHAI
• Assistir a Gestora de RH e Operações na actualização das férias e faltas (por doença ou outras) dos funcionários da CHAI
• Providenciar quaisquer outras tarefas atribuídas pelo supervisor para assegurar um apoio eficiente aos projectos
• Servir como “backup” da recepcionista
• Responsável pela aquisição de cotações conforme solicitado pelos funcionários da CHAI e pela preparação da análise competitiva
• Ponto de contacto dos vendedores e servidores de serviços
• Assistir a Gestora de RH e Operações em manter o staff informado no que fazer em situações sensíveis de segurança
• Verificar a informação enviada pelo motorista da CHAI relacionado com os registos semanais e mensais das viaturas. Inserir essa informação no Excel e enviar a Gestora de RH e Operações numa base mensal
• Assistir a Gestora de RH e Operações em manter o calendário dos pedidos de requisição de transporte por parte dos funcionários da CHAI

Requisitos

• Licenciatura em Administração ou anos de experiência no cargo
• Proficiente nas aplicações do MS Office, incluindo MS Word, PowerPoint, Excel, e Outlook
• Proficiente em Inglês e Português (falado, escrito e lido)
• Ser pontual
• Pontual; atenção ao detalhe; organizado e focado
• Demonstrar excelentes habilidades interpessoais
• Demonstrar boa capacidade de comunicação oral e escrita
• Demonstrar boa habilidade de priorizar as atribuições de trabalho; habilidade eficaz de organização e gestão do tempo