Secretária Executiva

Funções

• Efectuar a triagem e assegurar o registo, acompanhamento e controle do expediente remetido ao Presidente e à Comissão Executiva
• Prestar apoio e auxilio de secretariado ao Presidente da Comissão Executiva e/ou Conselho de Administração, nomeadamente:
• Organizar e gerir a agenda
• Fazer marcações de reuniões
• Dar resposta a pedidos de reunião internos ou externos
• Redigir os documentos (ex: memos, cartas, actas, entre outros), sempre que necessário
• Outras solicitações de carácter administrativo e directamente relacionadas com o apoio directo ao Presidente
• Realizar as actividades de recepção, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação e mercadorias entre as estruturas do Banco e para o exterior, assegurando o cumprimento dos normativos estabelecidos
• Assegurar, sempre que necessário, a recepção e encaminhamento de visitantes
• Efectuar a actualização e registo de todas as actividades, assuntos e processos
• Organizar e manter todo o apoio documental, bem como os arquivos do Presidente, garantindo o acesso a informação actualizada
• Apoiar na preparação de reuniões, workshops, conferências e outros encontros que envolvam ao Presidente
• Organizar as deslocações em serviço do Presidente, quando solicitado superiormente
• Apoio administrativo: Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário
• Monitorizar o correcto funcionamento das instalações do Presidente, interagindo outras áreas, sempre que necessário, para criar as condições de trabalho e conforto
• Responsabilidades Transversais:
• Realizar e participar na recolha, consolidação, análise e reporting dos indicadores da sua área de actuação, efectuando propostas concretas sempre que seja pertinente, assegurando a produção e disponibilização atempada de informação de suporte à tomada de decisão
• Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de actuação, propondo superiormente a implementação de acções de melhoria que visem maximizar a produtividade e/ou a qualidade do trabalho desenvolvido e/ou minimizar os custos existentes
• Realizar outras actividades superiormente definidas

Requisitos

• Formação superior de preferência em Assessoria de Administração/Secretariado
• Experiência mínima de 5 anos na área de Secretariado, incluindo a preparação de apresentações em PowerPoint e a redacção de cartas e comunicações institucionais
• Domínio da língua inglesa (oral e escrito)
• Sólidos conhecimento de outras línguas estrangeiras principalmente o Inglês
• Conhecimentos de utilização das tecnologias de informação na óptica do utilizador (ex: Microsoft Office – Excel, Word e PowerPoint)

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• A pré-selecção dos candidatos será feita com base nos documentos apresentados
• A selecção será feita através de entrevistas na Cidade de Maputo, exames psicotécnicos ou testes individuais para os candidatos finalistas
• Documentos: Cópia do BI, NUIT, Diplomas e Certificados