Vacancy

Recepcionista / Assistente de Escritório

IBIS

A IBIS está a recrutar uma Recepcionista / Assistente de Escritório, para Maputo, em Moçambique.

Funções
  • Atendimento telefónico – emissão, recepção e encaminhamento de chamadas nacionais e internacionais
  • Actualizar lista de contactos internos e internacionais
  • Organizar e providenciar a recepção, expedição de documentos e materiais a nível nacional e internacional
  • Redacção ou digitação de correspondência interna e externa e caso se aplique o posterior registo nos livros correspondência (saída e entrada) e arquivar documentos em respectivas pastas
  • Atendimentos ao Público interno (colaborador da IBIS) e externo
  • Agendar, organizar e gerir toda logística de reuniões, e eventos diversos
  • Assistir e apoiar diariamente a direcção (DN) em todas as solicitações necessárias
  • Monitorar o uso de viaturas e sala de reuniões
  • Gerir os trabalhos de limpeza interna, externa e de viaturas
  • Gestão de processo de aquisição de consumíveis (material de escritório e da cozinha) e diversos bens e serviços
  • Elaboração de mapa de avaliação para contratação de serviços e bens quando requisitado
  • Actualizar os ficheiros externos e internos de fornecedores de bens e serviços
  • Aquisição de passagens aéreas nacionais e internacionais para os colaboradores e parceiros da IBIS bem com as de acomodação
  • Impressão e encadernação de documentos
  • Actualizar e enviar o mapa de relação de relação nominal e o plano de férias dos colaboradores da IBIS a Direcção de trabalho bem como o envio de informação referente a contratação e/ou cessação de contrato de trabalhadores
  • Gerir o processo de férias dos colaboradores com o auxílio do Administrador e/ou Gestor Administrativo/Financeiro
  • Actualizar o arquivo físico e electrónico de processos individuais dos colaboradores do Escritório Nacional e o de Quelimane e de documentos legais da instituição
  • Assistir ao Administrador e Gestor Administrativo e Financeiro em todos os assuntos solicitados relativamente a área de Recursos Humanos
  • Solicitar pagamentos a contabilidade mediante apresentação de facturas fiscalmente aceites
  • Outras tarefas pertinentes
Requisitos
  • Mínimo nível de 12ª classe
  • Conhecimentos de Gestão, Administração – mais-valia com algumas noções básicas de Recursos Humanos
  • Facilidade de enquadramento numa equipa de trabalho dinâmica e proactiva
  • Capacidade de comunicação e alto sentido de responsabilidade e de cumprimento das tarefas de forma autónoma
  • Experiência comprovada de trabalho com ONG’s, preferencialmente num posto similar em Administração e Finanças
  • Nacionalidade Moçambicana
  • Proficiência na escrita e fala das línguas inglesa e portuguesa é essencial
  • Conhecimentos de Informática na óptica do utilizador (MS Office e Internet)
Benefícios
  • A IBIS oferece um contrato de prestação de serviços de 4 (quatro) meses com possibilidade de renovação
  • Boas condições de trabalho
  • Demais benefícios em vigor na organização
Notas
  • Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
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Detalhes

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