Personal Assistant (PA)

Funções

• Reportando a Directora Geral, será responsável pela administração dos assuntos da Direcção geral. As tarefas específicas incluem:
• Gerir a agenda da Directora, agendando reuniões, compromissos e coordenando o transporte consoante o caso
• Organizar e manter organizados os arquivos e documentos da Directora
• Conciliar e organizar justificações de todas as despesas relacionadas com a Directora
• Preparar e enviar cartas formais de correspondência, cartas-convite para visitantes e outros documentos para reuniões, conforme solicitado e respectivos relatórios
• Receber visitantes e fazer o acompanhamento adequado
• Garantir que todos os materiais e equipamentos de escritório ligados a direcção, garantindo que estejam disponíveis e funcionais
• Gerir contratos de telefonia celular alocados aos funcionários titulares de Posições
• Acompanhar a Directora à reuniões, eventos especiais, fazer anotações e as respectivas actas das reuniões
• Organizar e coordenar todas as viagens, reuniões e eventos, fazendo as reservas de voo e de hotel respectivamente
• Organizar e coordenar eventos e reuniões especiais
• Realizar pesquisas e analises solicitadas pela Directora
• Apoiar na elaboração de apresentações e discursos da Directora
• Elaborar e difundir newsletters e comunicados feitos pela Direcção
• Manter a Directora informada sobre eventos, actualizações importantes, efectuar triagem de informações e noticias relevantes para empresa e para Directora
• Diversos

Requisitos

• Licenciatura em Gestão de Empresas, Administração ou áreas afins
• Formação em Secretariado Executivo é uma vantagem
• Mínimo de 5 anos de experiência em secretariado ou cargos similares é uma vantagem
• Idade compreendida entre 30 a 45 anos
• Excelente comunicação em inglês
• Conhecimento de MS Office, Excel, PowerPoint e SAP
• Capacidade de trabalhar sob pressão, gestão de tempo e cumprimento de prazos
• Ser íntegro, ético, altamente motivado e autodisciplinado
• Discrição e confidencialidade
• Ser fluente em português e inglês é considerado obrigatório para o cargo
• Excelentes habilidades interpessoais, com capacidade demonstrada de interagir e influenciar em todos os níveis da organização
• Um elevado nível de automotivação e um desejo de aprender e desenvolver competências nesta área
• Nacionalidade moçambicana

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• O candidato deverá apresentar pelo menos 2 referências