A Jhpiego está a recrutar um Coordenador do Escritório, para Maputo.
Funções
- Responsável por assegurar a organização e sistematização dos serviços de recepção, secretariado, segurança, manutenção dos escritórios da Jhpiego Moçambique
- Estabelecer e manter sistemas padronizados de registo de comunicações e informação secretarial
- Coordenar a gestão de material para todos os escritórios da Jhpiego Moçambique e províncias
- Estabelecer e manter actualizado um directório de contactos para todos os escritórios de Jhpiego Moçambique e províncias
- Coordenar com a empresa de segurança do escritório
- Assegurar a manutenção do escritório, incluindo a coordenação com técnicos de manutenção/reparadores e a logística de Jhpiego
- Recepcionista (gestão e encaminhamento de chamadas telefónicas e registo de chamadas efectuadas, recebimento e registo de correspondência de entrada e saída e atendimento de visitas
- Garantir o funcionamento de fotocopiadoras, telefones fixos e outros equipamentos de apoio secretarial
- Supervisiona as recepcionistas dos escritórios de Jhpiego Moçambique em Maputo e nas províncias
- Supervisiona os assistentes de escritório, especificamente o pessoal da área da limpeza, jardinagem e serviço de café
- Secretária (redigir cartas oficiais para os parceiros e instituições governamentais e arquivo de correspondência)
- Assegurar a abertura e fecho das instalações, conforme necessário
- Auxiliar os serviços de scan, fax e reprodução de cópias de documentos
- Estar disponível a trabalhar fora da hora normal de expediente (ex: quando há visitas de fora e formações)
- Auxiliar na colocação do mesmo material e documentos nos locais de formação
- Lançar diariamente as saídas de material de escritório e actualizar periodicamente o stock do mesmo
- Assumir outras responsabilidades, conforme necessário
Requisitos
- Nível mínimo: 12ª Classe
- Curso de secretariado e recepcionista
Mínimo de quatro anos de experiência na área de secretariado e recepção
- Fluência verbal e escrita em Português, conhecimentos de Inglês é uma vantagem
- Proficiência em Microsoft Office na óptica de utilizador
Domínio de fax, scan e máquinas de impressão
- Capacidade de identificação de necessidades e de planificação
- Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa
- Capacidade de trabalhar com autonomia e responsabilidade
- Habilidade para realizar múltiplas tarefas, fazer trabalhos de carga e gerir efectivamente situações de pressão
- Disponibilidade de viajar dentro de Moçambique
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
Como se Candidatar
1. Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
- Referências
2. Candidatura