Coordenador de Escritório

A Jhpiego está a recrutar um Coordenador de Escritório para Maputo.

Funções

• Responsável por assegurar a organização e sistematização dos serviços de recepção, secretariado, segurança, manutenção dos escritórios da Jhpiego Moçambique
• Estabelecer e manter sistemas padronizados de registo de comunicações e informação secretarial
• Coordenar a gestão de material para todos os escritórios da Jhpiego Moçambique e províncias
• Estabelecer e manter actualizado um directório de contactos para todos os escritórios de Jhpiego Moçambique e províncias
• Coordenar com a empresa de segurança do escritório
• Assegurar a manutenção do escritório, incluindo a coordenação com técnicos de manutenção/reparadores e a logística de Jhpiego
• Recepcionista (gestão e encaminhamento de chamadas telefónicas e registo de chamadas efectuadas, recebimento e registo de correspondência de entrada e saída e atendimento de visitas
• Garantir o funcionamento de fotocopiadoras, telefones fixos e outros equipamentos de apoio secretarial
• Supervisiona as recepcionistas dos escritórios de Jhpiego Moçambique em Maputo e nas províncias
• Supervisiona os assistentes de escritório, especificamente o pessoal da área da limpeza, jardinagem e serviço de café
• Secretária (redigir cartas oficiais para os parceiros e instituições governamentais e arquivo de correspondência)
• Assegurar a abertura e fecho das instalações, conforme necessário
• Auxiliar os serviços de scan, fax e reprodução de cópias de documentos
• Auxiliar na colocação do mesmo material e documentos nos locais de formação
• Lançar diariamente as saídas de material de escritório e actualizar periodicamente o stock do mesmo
• Assumir outras responsabilidades, conforme necessário

Requisitos

• Nível mínimo: 12ª Classe
• Curso de secretariado e recepcionista
• Mínimo de 4 anos de experiência na área de secretariado e recepção
• Fluência verbal e escrita em Português, conhecimentos de Inglês é uma vantagem
• Proficiência em MS Office na óptica de utilizador
• Domínio de fax, scan e máquinas de impressão
• Capacidade de identificação de necessidades e de planificação
• Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa
• Capacidade para trabalhar com autonomia e responsabilidade
• Habilidade para realizar múltiplas tarefas, fazer trabalhos de carga e gerir efectivamente situações de pressão
• Disponibilidade de viajar dentro de Moçambique
• Estar disponível a trabalhar fora da hora normal de expediente (ex: quando há visitas de fora e formações)

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz

Como se Candidatar

1. Documentação

• Carta de Apresentação
• Curriculum Vitae
• Três Referências

2. Candidatura

• Envie um email para rhjhpiego@gmail.com e indique o assunto "Coordenador de Escritório"