Controlador de Documentos Sénior (m/f)

Uma empresa internacional que actua no sector petrolífero está a recrutar um Controlador de Documentos Sénior (m/f) para Afungi, em Moçambique, através da feira emprego.co.mz.

Funções

• Será responsável por fornecer suporte de controlo de documentos para a equipa do projecto em Moçambique
• Facilitar o desenvolvimento e a manutenção das matrizes de distribuição de documentos (DDM)
• Garantir a distribuição correcta e oportuna de documentos para os membros apropriados da equipa do projecto
• Executar tarefas diárias atribuídas pelo líder do grupo de gestão de documentos
• Colaborar e se comunicar com outros
• Controladores de Documentos, incluindo aqueles localizados em outros locais do projecto
• Actuar como coach e liderar outros Controladores de Documentos Júniores na equipa
• Garantir que os membros da equipa do projecto façam suas entregas à equipa de gestão de documentos, para a atribuição de número de documento, distribuição, rastreamento, etc.
• Dar treinamentos para os membros da equipa do projecto em processos, procedimentos e ferramentas de gestão de documentos
• Utilizar o OpenText (Livelink) como o sistema electrónico de gestão de documentos (EDMS), para fazer upload de documentos, preencher os metadados necessários e distribuir documentos por DDMs aprovados
• Promover o uso do OpenText (Livelink) como o sistema electrónico de gestão de documentos do projecto (EDMS)
• Garantir que os usuários tenham acesso e nível de permissão correctos
• Fornecer resolução básica de problemas do OpenText (Livelink)
• Fornecer uma gestão eficiente, efectiva e segura de documentos do projecto controlados e não controlados que incluem captura, manipulação, numeração, actualização e distribuição de documentos gerados internamente por processos, procedimentos e padrões de controlo de documentos
• Realizar uma revisão funcional da qualidade das entregas recebidas
• Facilitar o desenvolvimento e a manutenção de EPCs e fornecedores
• Gerar relatórios de progresso de controlo de documentos e status de problemas, atrasos, actas de reuniões, sistema e outros relatórios
• Planear e coordenar a construção das principais entregas do projecto
• Planear e coordenar a execução de entregas do contratado para a equipa do projecto e, finalmente, para a equipa de operações

Requisitos

• Licenciatura em Gestão de Negócios, Sistemas de Gestão de Informação, Engenharia ou outras áreas relevantes
• Mais de 10 anos de experiência na indústria de petróleo e gás em áreas de informação de projectos e gestão de documentos, incluindo experiência de trabalho com sistemas e ferramentas de TI relevantes
• Proficiência ao nível de especialista na coordenação de entregas técnicas na indústria de petróleo e gás
• Proficiência ao nível de especialista no campo de entrega de informação de projecto dentro da indústria de petróleo e gás
• Habilidades e experiência em supervisão, coordenação e treinamento de pessoal em gestão de Informação/DFO e controlo de documentos
• Compreensão dos ciclos de informação, documentação, necessidades e usos pelas instalações de exploração de petróleo e gás
• Experiência em suporte técnico de uma organização de operações de produção, refino ou produtos químicos, será uma vantagem
• Fluente em Inglês e conhecimento básico de Português
• Sólidas habilidades em comunicação escrita, incluindo capacidade comprovada de criar procedimentos, guias, apresentações de treinamento e manuais de instrução
• Certificação profissional em documentos e/ou gestão de registos, será uma vantagem
• Nacionalidade moçambicana

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados