Assistente Executivo e Oficial de Gestão de Informação (m/f)

Descrição

• O Assistente Executivo e Oficial de Gestão de Informação fornece suporte administrativo de alto nível e é responsável pela gestão das informações

Funções

• Actua como pessoa de referência para protocolos escritos, correspondência e ferramentas padrão
• Mantém uma relação de trabalho altamente eficaz com funcionários de outras agências governamentais, executivos e gestores, organizações empresariais e comunitárias, entre outros
• Garante que os funcionários sejam informados e/ou recebam formação em gestão de informações, ferramentas de trabalho, protocolos escritos e correspondências e regras sobre assinaturas
• Gerencia e monitora ferramentas e bancos de dados colaborativos, incluindo direitos de acesso, e garante que as informações são actualizadas em ferramentas de referência
• Produz correspondência oficial (note verbal, cartas diplomáticas) e apresentações; prepara arquivos de briefing para a Gestão
• Analisa, prioriza, despacha e acompanha solicitações e correspondências; determina a prioridade e rotas de correspondências e solicitações recebidas, e encaminha assuntos conforme apropriado
• Garante que os fluxos de informações sejam coerentes e eficientes, que as políticas e procedimentos institucionais sejam actualizados e aplicados e que os usuários sejam devidamente informados e treinados
• Contribui em ferramentas de gerenciamento, arquivamento e aquisição de registros e garante que os funcionários cumprem as regras e procedimentos relacionados
• Faz anotações e auxilia na documentação de reuniões de alto nível; gerencia e organiza eventos internos e externos de forma independente; representa o CICV para contactos de alto nível e contrapartes no corpo diplomático
• Realiza missões aos sub-sites de forma independente para garantir a conformidade do gerenciamento de informações conforme indicado acima

Requisitos

• Diploma universitário ou certificação equivalente ou experiência semelhante; Mestrado será valorizado
• Excelente comando de português e inglês (Francês valorizado)
• Habilidades avançadas de computador, incluindo o pacote Microsoft Office, SharePoint e IBM Lotus Notes
• Certificação de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)
• Experiência mínima de cinco anos fornecendo suporte executivo em uma organização ou empresa internacional
• Experiência na coordenação de uma equipa
• Experiência em gestão e implementação de projectos
• Habilidades na apresentação e organização de formação em grupo
• Bom senso de análise e pessoa metódica; senso de responsabilidade e organização
• Personalidade rigorosa, disciplinada, precisa, autónoma e proactiva
• Experiência em trabalhar com posições seniores e indivíduos de diversas origens culturais
• O forte conhecimento de protocolo e ou das relações governamentais/públicas é um requisito
• Capacidade de formar usuários e acompanhar a implantação de novas ferramentas (competências de gestão de mudança)

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados