Vacancy

Assistente de Administração e Logística

PSI - Population Services International

A PSI está a recrutar um Assistente de Administração e Logística, para Nampula e Mocuba, em Moçambique.
Funções
Administração
  • Assegurar o funcionamento pleno e satisfatório dos serviços de recepção a nível do escritório provincial
  • Interceder activamente na coordenação/organização de eventos internos e externos, sempre que for necessário
  • Zelar pela marcação e confirmação de encontros/reuniões, aquisição de passagens aéreas, reservas para hospedagem ou outros eventos, sempre que lhe for solicitado
  • Coordenar a recepção dos visitantes no aeroporto e encaminhamento dos mesmos aos destinos finais e/ou locais de hospedagem
  • Prestar apoio na preparação, tramitação e arquivo de diversa correspondência e outros documentos inerentes à área de suporte administrativo
  • Controlar e garantir que as impressoras e máquinas fotocopiadoras estejam sempre operacionais, assim como solicitar a reparação oportuna das mesmas em caso de avaria
  • Controlar e evitar ruptura do stock dos materiais de escritório (resmas de papel, papel timbrado, envelopes, tinteiros para fotocopiadoras e impressoras, etc.)
  • Preparar processos de requisição, aquisição, pagamento e distribuição de diversos bens e/ou serviços
Recursos Humanos
  • Prestar apoio na organização, actualização e manutenção dos ficheiros/processos individuais dos membros da equipa provincial
  • Prestar apoio na coordenação do preenchimento correcto e submissão atempada de Timesheets
  • Prestar apoio na preparação da Relação Nominal e o Plano de Férias, garantindo que estes documentos (incluindo Horário de Trabalho) estejam sempre disponíveis e actualizados a nível do escritório provincial
  • Prestar apoio no processo de Avaliações Anual de Desempenho dos membros da equipa provincial Em coordenação com a Equipa e Recursos Humanos, a nível central, interagir com as autoridades de tutela laboral, especialmente com o INSS para tramitação de processos de solicitação de subsídios de doença e/ou de maternidade
Património
  • Participar na inventariação periódica do património e doutros bens da PSI a nível da província, garantindo que os dados físicos/existentes correspondam sempre aos registos efectuados
  • Prestar apoio no aperfeiçoamento dos processos de identificação/controlo dos equipamentos de trabalho e/ou outros bens da PSI atribuídos a cada trabalhador
  • Registar ou documentar sistematicamente as movimentações/transferências dos bens entre os departamentos, gabinetes e outros locais, garantindo que a base de dados reflicta exactamente o que se encontra em cada local
  • Preparar e apresentar relatórios periódicos sobre o desenvolvimento das suas actividades nesta área e ser capaz de responder oportunamente sobre a situação patrimonial da PSI, a nível da províncial, sempre que lhe for solicitado
Procurement
  • Garantir que o Plano de Aquisições, a nível provincial, esteja sempre actualizado e que a sua implementação seja eficientemente executada em conformidade com as políticas e procedimentos da PSI
  • Interceder no processo de aquisição de bens e serviços, em observância das regras dos doadores e demais políticas e procedimentos de Procurement vigentes na PSI
  • Assegurar o cumprimento de todas as formalidades aplicáveis ao procurement de bens e serviços, designadamente o dever de transparência processual, análise/comparação criteriosa das ofertas, razoabilidade do preço, assim como outras diligências necessárias antes da adjudicação a fornecedores
  • Assegurar a inspecção da qualidade dos bens/serviços fornecidos, em coordenação com os departamentos requisitantes, antes da recepção/aceitação dos mesmos
Frota
  • Em coordenação com a Equipa de Frota, a nível central, garantir a implementação e cumprimento do Plano de Manutenção das viaturas existentes a nível da província
  • Assegurar a correcta implementação e cumprimento da Política de Geradores
  • Identificar possíveis anomalias nas viaturas, reportar ao seu supervisor e à Equipa de Frota, assim como interceder nas acções de resolução em conformidade com as políticas e procedimentos aplicáveis
Gestão de Stocks
  • Actualizar correctamente o registo das entradas e saídas de todos produtos na cadeia de fornecimento da PSI, seguindo o fluxo e demais formalidades estabelecidas para o efeito
  • Participar no processo de reconciliação de stocks, documentar e reportar, de forma atempada, quaisquer anomalias ao seu supervisor directo.
  • Garantir a contagem mensal de bens no armazém evitando divergências entre o stock real e os registos do sistema
Higiene e Segurança
  • Identificar e reportar qualquer anomalia que ponha em causa o cumprimento da política de segurança do PSI, assim como dos padrões mínimos internacionalmente exigidos
  • Garantir que qualquer incidente seja correctamente documentado e reportado de forma atempada
Requisitos
  • No mínimo três anos de experiência em actividades gerais de suporte administrativo, mormente no que concerne à logística, procurement e gestão de escritórios
  • Experiência na gestão/controlo de bens patrimoniais, de preferência, consolidada em ONGs
  • Conhecimento da legislação laboral e fiscal, bem como doutras normas inerentes à sua área
  • Predisposição e orientação estratégica para executar múltiplas tarefas dentro da equipa
  • Elevada personalidade, capacidade de análise, organização e negociação
  • Excelente capacidade de coordenar actividades, capacitar e motivar pessoas
  • Dinamismo, integridade e habilidade de pensar/trabalhar de forma independente
  • Proficiência na utilização de computadores (MS Office e outros softwares relevantes)
  • Proficiência na comunicação oral e escrita em português, e conhecimentos básicos de inglês
  • Formação média ou superior em Gestão, Contabilidade ou outra área que se afigure relevante para o cargo
  • Nacionalidade moçambicana
Notas
  • Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
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Detalhes

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