Assistente Administrativo (m/f)

Funções

• Assegurar o bom funcionamento do escritório
• Correcto arquivo da documentação segundo as normas da GIZ
• Assegurar a boa comunicação interna e com parceiros de cooperação
• Apoio na organização dos eventos e Cálculo dos Travel claims
• Preparar o programa de seminários e material didáctico
• Envio de Fax, correspondências, chamadas telefónicas, scan e fotocópias
• Assistência aos técnicos do programa em todas as questões administrativas
• Assistência e manutenção dos contactos com os consultores do programa e parceiros
• Organização e arquivo de todos os processos administrativos
• Controle do logbook das viaturas do programa
• Envio de comunicados oficiais a nível do programa
• Preparação de viagens para os colaboradores do programa/consultores (compra de passagens aéreas, reserva de hotéis, etc.)
• Apoio na organização de eventos (Reuniões, workshop) internos ou com os parceiros de cooperação
• Produção de justificativos de viagens dos colaboradores do programa-Travel Claims
• Controle e compra do material do escritório e de limpeza
• Gestão do petty cash e da conta bancos
• Registo diário da contabilidade no programa winpaccs cashbook/ bankbook
• Responsável pelo inventário do programa a nível local
• Participação em encontros internos quando solicitado
• Apoio no Procurement de bens e serviços do Programa
• Apoio em outras áreas a nível do programa sempre que for solicitado

Requisitos

• Ensino médio em Administração, Contabilidade ou área similar
• Pelo menos 3-5 anos de experiência profissional em posição comparável
• Conhecimento de finanças e contabilidade
• Bons conhecimentos de tecnologias ITC (software relacionado, telefone, fax, email, internet) e outros aplicativos (e.g. MS Office)
• Boa gestão e habilidades organizacionais
• Capacidade de trabalhar de forma proactiva e responsável, com atenção aos detalhes
• Boas habilidades de comunicação
• Conhecimento fluente, escrito e oral, de Português e Inglês. Conhecimento da língua Alemã é uma vantagem

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados