Vacancy

Assistente Administrativo (m/f)

GIZ – Cooperação Alemã para o Desenvolvimento

A GIZ está a recrutar para o Programa de Desenvolvimento Económico Sustentável um Assistente Administrativo (m/f) para Nampula, em Moçambique.
Funções
  • O Assistente Administrativo (m/f) é responsável por:
  • Prestar serviços administrativos para o programa, gerir a recepção e satisfazer as necessidades administrativas do escritório de forma independente, com mínimo de intervenção
  • Organização dos eventos e treinamentos no programa
  • Gerir a recepção e dar as boas-vindas aos visitantes
  • Apoiar a logística do escritório, por exemplo, envio e levantamento de correspondência em instituições
  • Definir e preparar a sala de reuniões conforme as instruções
  • Prestar serviços em reuniões, por exemplo, servir café e chá para os hóspedes e visitantes
  • Cumprir com outras tarefas de acordo com a orientação da administração
  • Fazer fotocópias e digitar documentos, sempre que necessário
  • Assegurar que os aparelhos de fax e fotocopiadoras estão operacionais, controlar e fazer a reposição do papel, cartucho de tinta, etc.
  • Fazer o controlo e compra de materiais de escritório e de limpezas
  • Arquivar documentos em arquivos de referência ou na estrutura de arquivos internos, de acordo com os regulamentos internos da GIZ e do projecto
  • Manter actualizado o inventário do projecto em Nampula
  • Apoiar na organização de eventos (reuniões, workshops) internos ou com parceiros de cooperação
  • Apoiar na gestão financeira do projecto. Gestão das contas caixa e bancos
  • Preparar relatórios de despesas de viagem e garantir que os adiantamentos em aberto sejam liquidados a tempo
  • Apoiar no processo de procurement de bens e serviços de acordo com as directrizes da GIZ
  • Fazer a reserva de hotéis, de voos, compra de bilhetes, reserva de locais e serviços de catering para eventos
  • Compilar uma base de dados com preços, tarifas e localização de acomodações, serviços de catering, salas de conferência, etc. Partilhar a informação com as organizações parceiras e capacitados
  • Preparar/organizar toda logística necessária das actividades do projecto em Nampula
  • Assistir os consultores internacionais e nacionais e membros da equipa de projecto que chegam a Nampula em todas questões logísticas e administrativas
  • Criar e fazer manutenção de várias listas, exemplo de pessoal em missão, participantes de workshop, etc.
  • Garantir o control e monitoria dos logbooks e consumo de combustíveis das viaturas do projecto
  • Interpretar e traduzir (Português-Inglês) para os membros da equipa do projecto nas suas missões e dos documentos administrativos quando necessário
  • Garantir a conformidade com a gestão financeira e os regulamentos e procedimentos administrativos da GIZ
  • Desempenhar outras funções e tarefas a pedido do superior
  • Coordenar eficazmente com os colegas de equipa na Zambézia, Nampula, Escritório Central em Maputo e na GIZ Agência
Requisitos
  • Ensino médio em Administração, Contabilidade ou área similar
  • Pelo menos 3-5 anos de experiência profissional em posição comparável
  • Conhecimento de finanças e contabilidade e do software
  • Manutenção confidencial dos dados e informações
  • Bons conhecimentos de das tecnologias ITC (software relacionado, telefone, fax, email, internet) e outros aplicativos (e.g. MS Office)
  • Boa gestão e habilidades organizacionais
  • Capacidade de trabalhar de forma proactiva e responsável, com atenção aos detalhes
  • Boas habilidades de comunicação
  • Disposição para melhorar a qualificação em conformidade com as tarefas executadas e as correspondentes medidas acordadas com a gerência
  • Conhecimento fluente, escrito e oral, de Português e Inglês, o alemão é uma vantagem
Notas
  • Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
Esta vaga não aceita mais candidaturas

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