Vacancy

Assistente Administrativo de Subvenções e Recursos Humanos (m/f)

Chemonics

A Chemonics está a recrutar um Assistente Administrativo de Subvenções e Recursos Humanos (m/f) para Maputo, em Moçambique.
Descrição
  • O programa integrado de malária (IMaP) é uma iniciativa de saúde de cinco anos, financiada pela USAID, para ajudar o governo de Moçambique. IMaP contribuirá para reduzir a mortalidade, a morbidade e a parasitemia da malária nas províncias de Zambézia, Nampula, Tete e Cabo Delgado em Moçambique. Isso será alcançado através do aumento da utilização e adopção de intervenções de prevenção e controle de malária de qualidade. Isso será alcançado através do aumento da utilização e adopção de intervenções de prevenção e controle de malária de qualidade quer seja ao nível das Unidades Sanitárias do Serviço Nacional de Saúde assim como os prestados a nível comunitário. As actividades do projecto melhorarão também o fluxo de informação estatística entre os sistemas. Estamos à procura de indivíduos que têm uma paixão por fazer a diferença na vida das pessoas ao redor do mundo
Funções
Subsídios e subcontratos de apoio
  • Suporte ao gerente de subvenções e subcontratos nos processos de análise de custo e preço
  • Apoiar o gerente de subvenções e subcontratos na avaliação de riscos dos beneficiários, bem como em outros processos de diligencia relacionados ao cumprimento de doações
  • Apoiar a manutenção de arquivos de acordo, bem como garantir que eles estão em ordem adequada, devidamente arquivado e completo com todas as suas cópias físicas e electrónicas
  • Apoiar o processo administrativo de preparação, adjudicação, implementação e fechamento de subsídios, conforme exigido
  • Apoiar os processos de monitoramento de necessidades, cotação de compra e fornecimento atempado de insumos administrativos, bem como as mercadorias necessárias para subsídios em espécie, incluindo a identificação de fornecedores apropriados, a cobrança de Cotações de preços, e documentação dos processos de compra
  • Executar tarefas adicionais conforme exigido pelo gerente de subvenções e subcontratos e liderança de projectos
Recursos Humanos
  • Garantir que todas as práticas de emprego e RH sejam coerentes com o direito trabalhista moçambicano e com as regras e regulamentos da USAID
  • Fornecer suporte durante o processo de entrevistas para incluir:
  • Desenvolver escopos de trabalho adequados para qualquer posição em colaboração com os colegas de equipa técnica e administrativa
  • Colocação de anúncios
  • Manutenção de arquivos e rastreadores de recrutamento
  • Auxiliar a equipa adequada na revisão de CV’s e aplicativos, conforme solicitado
  • Em colaboração com a equipa preparar e elaborar perguntas para as entrevistas de candidatura a emprego
  • Agendar as entrevistas
  • Preparar os pacotes de entrevista
  • Compilar documentos do processo de selecção, incluindo o arquivamento da documentação apropriada
  • Projectos de contratos de trabalho, acordos de consultoria e suas modificações
  • Supervisionar a integração de pessoal, incluindo a apresentação de documentos de seguro de saúde e contratos de trabalho para o escritório no País, solicitando Pins, e registrando novas contratações nos planos de seguro relevantes, conforme necessário
  • Coordenar novas configurações de funcionários, garantindo que indivíduos relevantes sejam notificados de novos funcionários para configurar o espaço de trabalho, conta de e-mail e materiais/equipamentos apropriados antes de começarem a trabalhar
  • Criar, manter constantemente e arquivar processos individuais para a equipa do IMaP
  • Certificar-se de que todos os formulários relacionados aos RH estão actualizados e que são partilhados com a equipa de acordo com seu pedido
  • Ajudar no desenvolvimento de uma ferramenta de gestão de desempenho para todos os funcionários e garantir que os funcionários são mantidos informados sobre o momento da sua avaliação de desempenho assim como a comunicação a cadeia de supervisores
  • Manter o controlo das licenças anuais e licenças por doença. Manter o director de Operações e Finanças e contabilidade informado dos saldos assim como aos respectivos funcionários
  • Alertar o director de Operações e Finanças com antecedência de datas de término de estágio e datas de término de emprego
  • Administrar os fundos de treinamento permitidos através do escritório central e identificar oportunidades para que os funcionários utilizem seus fundos de treinamento. Manter o pessoal informado sobre o processo de solicitação de fundos de treinamento
  • Assegurar-se de que os arquivos estejam actualizados com toda a documentação de cada funcionário e assegurar-se de que a área de operações, o director financeiro e a contabilidade estão informados em caso de rescisão ou admissão
  • Processar e manter o registro de pagamentos de horas extraordinárias
  • Executar tarefas adicionais conforme exigido pelo director de Operações e Finanças e liderança do projecto
Administração do escritório
  • Auxiliar a equipa de operações e finanças em assuntos administrativos e contratuais
  • Apoiar a manutenção e a atenção adequadas às necessidades operacionais do escritório
  • Suportar no processo de solicitação de cotações para realização de compras, aquisições e procedimentos logísticos de acordo com as necessidades do projecto e do pessoal
Requisitos
  • Licenciatura (ou equivalente) num campo relevante
  • Mínimo de três anos de experiência em Administração e gestão de recursos humanos
  • Conhecimento da USAID e seus requisitos contratuais e de subvenção
  • Capacidade de trabalhar com parceiros de cooperação na implementação de programas complexos
  • Capacidade de escrever e comunicar verbalmente de forma clara e concisa
  • Excelente escrita e verbal em Português; proficiência em Inglês preferido
  • Demonstrada capacidade de liderança, versatilidade e integridade
Notas
  • Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
  • Os candidatos serão revistos numa base contínua até que a posição seja preenchida
  • Não são permitidas consultas telefónicas
  • Chemonics é uma empresa que oferece igualdade de oportunidades/acção afirmativa e não discrimina na sua selecção e as práticas de emprego. Todos os candidatos qualificados serão considerados para o emprego sem discriminação de raça, cor, religião, sexo, origem nacional, filiação política, orientação sexual, identidade de género, estado civil, deficiência, ou protegidos de status de veterano, informação genética, idade, pertença a uma organização de funcionários ou outros factores, a não ser por mérito
Esta vaga não aceita mais candidaturas

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