Assistente Administrativo de Água e Habitação

Descrição

• O Assistente administrativo de WatHab contribui para todas as tarefas administrativas e de aprovisionamento relativas ao programa de assistência do CICV em matéria de água e habitação. Assegura um acompanhamento actualizado da documentação, facturação, relatórios e certificação dos projectos. Assegura que todos os processos sejam feitos em conformidade com as regras administrativas, financeiras e de aprovisionamento, com supervisão e treino do superior hierárquico, e em estreita colaboração com os departamentos LOG e ADMIN. Assegura o acompanhamento e a actualização de ficheiros específicos de forma independente

Funções

• Manter um conhecimento actualizado da situação geral do Programa do Departamento (taxa de execução técnica e financeira, etc.)
• Manter um conhecimento profundo e actualizado sobre o WatHab, procedimentos administrativos ,logísticos, modelos e prazos. Assistir os membros da equipa do WatHab na aplicação desses procedimentos
• Assistir a equipa da Wathab na criação de SR e preparação dos PO
• Criar pedidos de CFT, projectos de contratos, NTF e outros documentos necessários para os processos de aquisição relacionados com os projectos Wathab
• Consolidar e submeter os documentos necessários para a Convocatória e os processos contratuais para projectos Wathab (desenhos, facturas, contratos, etc.) utilizando formatos aprovados; monitorar a implementação do projecto para o cumprimento dos documentos do projecto, das normas do CICV e dos códigos/padrões de construção locais
• Prepara todos os pedidos administrativos para o departamento ADMIN, relativos às necessidades do departamento Wathab
• Gerir as compras de mão-de-obra e material do projecto de acordo com as regras financeiras da delegação
• Administrar o final dos trabalhos, os certificados de conclusão e de entrega/doação da infra-estrutura do CICV aos utilizadores finais
• Assistir a hierarquia na execução das actividades de apoio ao departamento
• Apoiar os membros da equipa Wathab nas organizações de viagens de campo, incluindo pedidos e reservas de viagens
• Acompanhamento de todos os pagamentos com os departamentos ADMIN e LOG
• Acompanhamento numa base mensal da situação financeira dos projectos assinados pelas PO
• Com base nos relatórios mensais de despesas partilhados pela Admin e em colaboração com a equipa WatHab, verificar todas as entradas e assegurar que os custos directos dos projectos sob WPA e ficha de acompanhamento financeiro estão actualizados
• Responder a todos os pedidos de informação adicional da ADMIN, incluindo comentários de Manila, em consulta com o coordenador e engenheiros da Wathab.
• Gestão e arquivo da informação
• Rever a consistência dos relatórios dos projectos WPA. Sempre que necessário ajustar e/ou actualizar os projectos WPA em estreita coordenação com os engenheiros da WatHab e o coordenador da WatHab
• Manter a lista dos interlocutores do departamento actualizada juntamente com um registo dos contratos feitos pela instituição (convites oficiais, documentação e material promocional, celebrações)
• Manter actualizada a lista de contratantes e fornecedores nas diferentes disciplinas técnicas, incluindo as avaliações de desempenho dos engenheiros da WH, WPA, ROs e PO
• A pedido do Coordenador de WatHab dar suporte na tradução
• Acompanha todas as mensagens e correspondência relacionadas com o trabalho com os contactos e departamentos relevantes

Requisitos

• Diploma universitário em Administração ou Engenharia ou formação equivalente
• Excelente domínio do inglês; outras línguas são uma mais-valia
• Conhecimentos informáticos, incluindo Microsoft Office suite e SharePoint
• Dois anos de experiência em posição de assistência técnica, de preferência em empresa de Engenharia ou Organização Humanitária

Benefícios

• Oferecemos um trabalho dinâmico e gratificante em um ambiente humanitário e multicultural, com salários e benefícios sociais atraentes, e oportunidades de desenvolvimento por meio de treinamento interno

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Estamos a procura de alguém metódico, responsável, orientado para o beneficiário, organizado com boas habilidades organizacionais, com bom senso de trabalho em equipe, boas habilidades de comunicação, comprometimento, iniciativa e respeito aos valores do CICV

Documentação

• Carta de Apresentação
• Curriculum Vitae
• Cópias de Diplomas/Certificados