Assistente Executivo e Coordenador Administrativo

Funções

• Prestar assistência direta à Direção-Geral
• Gerir a agenda, reuniões, viagens, compromissos e correspondência da Direção-Geral
• Preparar atas, relatórios, apresentações, cartas e outros documentos institucionais
• Assegurar a organização e o funcionamento diário do escritório
• Coordenar fornecedores, serviços gerais, manutenção, economato e necessidades administrativas
• Gerir e controlar o petty cash, incluindo registos, comprovativos, reconciliações e prestação de contas
• Pesquisar, acompanhar e apoiar na preparação de processos de concursos públicos e privados
• Organizar documentação administrativa, legal, técnica e financeira necessária para concursos
• Controlar prazos, submissões, pedidos de esclarecimento, garantias e demais obrigações relacionadas com os concursos
• Coordenar e supervisionar as atividades do motorista, incluindo agenda, deslocações, manutenção e documentação das viaturas
• Fazer a ligação entre a Direção-Geral e o contabilista, acompanhando pagamentos, faturação, impostos, documentos contabilísticos e prazos
• Apoiar a gestão de Recursos Humanos, incluindo processos de recrutamento, contratos, assiduidade, férias, avaliações e documentação dos trabalhadores
• Manter os arquivos físicos e digitais devidamente organizados
• Apoiar na implementação e manutenção dos procedimentos internos, sistemas de qualidade e processos de certificação
• Tratar informações sensíveis e confidenciais com elevado sentido de responsabilidade

Requisitos

• Formação superior ou técnico-profissional em Administração, Gestão, Secretariado Executivo, Recursos Humanos, Contabilidade ou área relacionada
• Experiência mínima de cinco anos em funções de assistência executiva, coordenação administrativa ou gestão de escritório
• Experiência comprovada no apoio a Diretores-Gerais, Administradores ou outros cargos executivos
• Experiência em gestão administrativa, controlo de petty cash e coordenação de equipas de apoio
• Conhecimentos sobre concursos públicos e preparação de processos de contratação
• Conhecimentos básicos de contabilidade, faturação, controlo de pagamentos e organização de documentos financeiros
• Conhecimentos de gestão de Recursos Humanos e legislação laboral constituem uma vantagem
• Excelente domínio do português e do inglês, falado e escrito
• Domínio do Microsoft Office, particularmente Outlook, Word, Excel e PowerPoint
• Excelente capacidade de comunicação, organização, planeamento e acompanhamento de tarefas
• Elevado sentido de responsabilidade, confidencialidade, liderança, iniciativa e atenção ao detalhe
• Capacidade de trabalhar sob pressão, gerir várias prioridades e cumprir prazos
• Constituirão vantagens relevantes:
• Experiência no sector da saúde, equipamentos médicos, farmacêutico, hospitalar ou laboratorial
• Conhecimentos sobre sistemas de gestão da qualidade e certificações internacionais, nomeadamente ISO 9001 etc.
• Familiaridade com controlo documental, procedimentos operacionais, auditorias e documentação regulatória
• Experiência na preparação e organização de processos de certificação e documentação de fabricantes
• Conhecimentos sobre processos de importação, logística e contratação de fornecedores

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados