Assistente Administrativo

Description

• Objectivo da Função: O(A) profissional será responsável pelos serviços corporativos e cultura organizacional. Tem como missão assegurar a gestão integrada e eficiente das residências em Maputo (casa dos Administradores e a casa de hóspedes), garantindo elevados padrões de organização, qualidade operacional e controlo financeiro, e apoiar no enraizamento da cultura no escritório de Maputo

Funções

Gestão Operacional de Residências

• Assegurar o funcionamento diário eficiente das residências (casa dos Administradores e casa de hóspedes), garantindo elevados padrões de serviço, conforto e discrição
• Garantir padrões de housekeeping de nível executivo, incluindo limpeza, arrumação, reposição de consumíveis e controlo rigoroso da qualidade dos espaços
• Supervisionar a apresentação estética e funcional dos ambientes (iluminação, climatização, organização), assegurando consistência e elevado padrão
• Coordenar serviços de lavandaria, tratamento de roupa, refeições e apoio doméstico, garantindo qualidade, discrição e atenção ao detalhe
• Gerir logística, abastecimento e stocks (alimentos, bebidas e consumíveis), assegurando disponibilidade contínua e controlo eficiente
• Organizar e acompanhar a recepção e estadia de hóspedes, garantindo acolhimento profissional e experiência de elevado padrão
• Coordenar necessidades logísticas associadas às residências, incluindo transportes e apoio as agendas
• Definir e implementar rotinas, protocolos de serviço e checklists operacionais, assegurando consistência e melhoria contínua
• Identificar, propor e acompanhar necessidades de manutenção preventiva e corretiva, garantindo rapidez, qualidade e mínima disrupção
• Gerir a relação com fornecedores, assegurando níveis de serviço exigentes, cumprimento de prazos e controlo de qualidade
• Garantir elevados padrões de segurança, controlo de acessos e confidencialidade nas residências

Gestão do Bem-Estar dos Administradores

• Assegurar um serviço de suporte integral aos Administradores, garantindo elevados níveis de conforto, privacidade e eficiência
• Gerir de forma personalizada o quotidiano dos Administradores, com conhecimento das suas preferências, assegurando antecipação e consistência
• Actuar com elevada proatividade e discrição, garantindo resposta rápida, eficaz e sem falhas
• Coordenar serviços associados à residência (hospitalidade, refeições, transportes e eventos privados), assegurando execução de alto padrão
• Garantir preparação antecipada de contextos operacionais (chegadas, reuniões e recepção de convidados), assegurando fluidez e organização
• Actuar como ponto central de coordenação entre os Administradores e as equipas de apoio, garantindo alinhamento e confidencialidade
• Monitorar a qualidade do serviço e implementar melhorias contínuas
• Identificar, avaliar e propor prestadores de serviços locais (ex.: restaurantes, catering, lazer), assegurando qualidade e adequação ao perfil dos Administradores
• Gerir imprevistos com controlo, discrição e eficácia, salvaguardando o conforto e a imagem dos Administradores

Gestão de Pessoas e Ambiente de Trabalho

• Coordenar e supervisionar a equipa afeta às residências e ao apoio do escritório, assegurando organização, produtividade e qualidade de execução
• Definir rotinas, distribuir tarefas e garantir disciplina operacional, com acompanhamento regular de desempenho
• Assegurar a gestão funcional do dia-a-dia do pessoal do escritório, promovendo proximidade e apoio em temas operacionais e humanos
• Promover um ambiente de trabalho respeitoso, colaborativo e orientado para resultados, alinhado com os valores da organização
• Monitorizar o clima organizacional, identificando necessidades, riscos ou disfunções, e propondo ações corretivas
• Gerir conflitos com equilíbrio e discrição, assegurando soluções construtivas
• Identificar necessidades humanas e operacionais das equipas, propondo melhorias de bem-estar, organização e eficiência
• Apoiar a implementação de iniciativas de cultura organizacional, garantindo adesão e consistência
• Contribuir para a integração de novos colaboradores, assegurando alinhamento com normas e expectativas
• Promover boas práticas de comunicação interna e alinhamento entre equipas

Apoio Administrativo e Controlo Financeiro Operacional

• Assegurar o controlo operacional das despesas associadas às residências, garantindo rigor, organização e rastreabilidade
• Registar, classificar e organizar documentação financeira (facturas, recibos, contratos), mantendo arquivo estruturado e auditável
• Preparar mapas de controlo e reportes operacionais para suporte à análise do Gestor de Escritório
• Apoiar na execução e acompanhamento de orçamentos operacionais, sinalizando desvios
• Validar preliminarmente facturas e serviços prestados antes de envio à área de contabilidade
• Assegurar articulação eficiente com a Técnica de Contabilidade, garantindo informação completa e atempada
• Acompanhar fornecedores do ponto de vista administrativo e operacional
• Manter controlo atualizado de compromissos financeiros recorrentes
• Garantir disciplina administrativa e financeira no dia-a-dia

Requisitos

• Formação Académica: Licenciatura Gestão Hoteleira (noções de gestão de recursos humanos é uma vantagem)
• Experiência Profissional: 1 ano de experiência comprovada em gestão de residências, hotelaria, instalações ou funções similares
• Conhecimentos de gestão administrativa e controlo financeiro (nível básico a intermédio)
• Capacidade de organização, planeamento e controlo de múltiplas actividades
• Domínio de ferramentas básicas do Microsoft 365
• Fluência em português (valorizado inglês)
• Competências Comportamentais:
• Discrição e confidencialidade absolutas
• Forte sintonia com os valores organizacionais
• Elevado sentido de responsabilidade e fiabilidade
• Forte capacidade de organização e atenção ao detalhe
• Proatividade e capacidade de antecipação
• Comunicação clara, objetiva e estruturada
• Capacidade de trabalhar com autonomia, respeitando hierarquia
• Resiliência e capacidade de lidar com exigência e imprevistos

Benefícios

• Remuneração compatível com a função
• Formação contínua
• Oportunidade de crescimento profissional
• Excelente ambiente de trabalho

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados