Assistente Administrativo

Descrição

• A JSI dedica-se a melhorar a vida das pessoas através de melhores resultados em saúde e educação para indivíduos e comunidades. Acreditamos que todas as pessoas devem ter o que precisam para viver uma vida mais saudável e atingir o seu pleno potencial. Para isso, a JSI colabora com agências governamentais, organizações comunitárias e o sector privado para conceber estratégias pragmáticas para problemas complexos. Impulsionamos mudanças nos sistemas e nas políticas de saúde pública, cuidados de saúde e educação para melhorar o bem-estar das pessoas nos Estados Unidos e em todo o mundo. Como organização global, a JSI concebeu, implementou e ampliou programas em mais de 50 países em todo o mundo
• A World Education, uma iniciativa da JSI, apoia programas de educação em Moçambique desde 2012, com foco particular na melhoria dos resultados de aprendizagem básicos no ensino primário. Trabalhando em estreita colaboração com o Ministério da Educação e outras partes interessadas nacionais e locais, a World Education implementou iniciativas educativas em grande escala em todo o norte de Moçambique, incluindo a província da Zambézia
• Estes programas têm-se centrado no reforço do desenvolvimento profissional dos professores, na melhoria da qualidade do ensino, na promoção de uma pedagogia inclusiva e sensível às questões de género, no apoio a abordagens educativas bilingues e multilingues e no reforço da gestão e responsabilização do sistema educativo a nível provincial, distrital e escolar
• O trabalho da World Education em Moçambique enfatiza uma forte parceria com o Governo, abordagens baseadas em evidências e o fortalecimento de sistemas sustentáveis para melhorar os resultados de aprendizagem de todas as crianças
• O programa Empowering Educators, financiado pela Embaixada da Irlanda, apoia o Governo de Moçambique na operacionalização da sua Estratégia Nacional de Desenvolvimento Profissional Contínuo (CPD). O programa centra-se no reforço dos sistemas de desenvolvimento profissional dos professores, na melhoria do apoio e supervisão pedagógica e na promoção de práticas de ensino inclusivas e sensíveis às questões de género no ensino básico
• O programa é implementado em estreita colaboração com as autoridades educativas provinciais e distritais, ZIPs e escolas, com ênfase na aprendizagem, adaptação e fortalecimento sustentável dos sistemas
• O Assistente Administrativo dá suporte essencial às operações diárias da WE, organizando informações, documentos, fazendo reservas de acomodação, redação de correspondência, distribuição e controlo dos materiais, equipamentos e consumíveis de escritório e sua manutenção, recepção de visitas e dando suporte em áreas como finanças, RH, procurement e logística para garantir a eficiência do escritório, sendo uma função que exige organização, proatividade e boas habilidades de comunicação
• Trabalhando em estreita colaboração com o Gestor de Finanças e Operações, o/a Assistente Administrativa apoiará na logística, gestão de expediente, organização de eventos, recepção de visitas e zelar pelo ambiente e condições seguras e saudáveis das instalações da WE. A função exige organização, atenção aos detalhes e conhecimentos de Word e Excel

Funções

• Proceder com a recepção e tramitação de correspondência
• Realizar serviços de expediente junto de entidades externas (entrega de documentos, equipamentos, realização de pagamentos entre outros)
• Proceder com recepção e o envio de materiais e equipamentos, conferindo o material vs guia de entrega
• Prestar apoio com os actividades de Compras e Logística, fazendo seguimento com fornecedores quando necessário
• Organizar processos de viagens, per diems, acomodação e recolha no aeroporto das visitas de trabalho
• Prestar apoio na organização de treinamentos internos e externos, alocando os recursos e materiais necessários incluindo o transporte, catering e outros
• Realizar o levantamento de necessidades, requisições, pagamentos de diversos materiais e equipamentos de escritório, bens e serviços administrativos e programáticos para que a operação do dia-a-dia ocorra sem sobressaltos
• Proceder com a distribuição dos materiais e consumíveis de escritório, registando as entradas e saídas desses materiais no mapa de controlo
• Realizar o controlo de stock de consumíveis e diversos materiais e equipamentos de escritório e solicitar sua reposição em tempo útil
• Prestar suporte na realização de reuniões e eventos internos e externos, elaborando as actas de reuniões sempre que necessário
• Manter o registo e inventario actualizado de diversos materiais e equipamentos de escritório, veículos e outros activos
• Realizar a gestão da frota auto e manutenção periódica bem como renovação de seguro, manifesto, inspecção, taxa de rádio, sistema de controlo e segurança do veículo, manutenção dos extintores, taxas de letreiro
• Efectuar o envio de documentos financeiros e contabilísticos originais obrigatórios dos processos submetidos numa base mensal
• Organizar e manter actualizado arquivos e documentação física e electrónica administrativa e e outras relevantes em conformidade
• Prestar suporte e comunicar-se de maneira eficaz com outras áreas administrativas e programáticas da organização para alinhar prioridades e necessidades de administrativas e financeiras
• Realizar outras funções relacionadas ao cargo e indicadas pelo supervisor(a)

Requisitos

• Nível Técnico Profissional/Licenciatura em Gestão, Administração, Contabilidade, Recursos Humanos ou áreas afins
• Deve ter experiência profissional mínima de 3 anos em funções similares e de preferência em organizações não governamental ou sem fins lucrativos
• Boa capacidade de comunicação, capaz de comunicar conceitos complexos de forma clara e concisa aos gestores e outros
• Conhecimentos de Operações Administrativas & Financeiras
• Conhecimentos de gestão de escritórios e logística
• Conhecimentos das normas administrativas e financeiras
• Bons conhecimentos de ferramentas informáticas (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.)
• Língua: Fluência em português obrigatória; proficiência profissional em inglês fortemente preferencial

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• A JSI está empenhada em proporcionar oportunidades de emprego iguais a todos os candidatos e funcionários qualificados e em promover um local de trabalho livre de discriminação. Acreditamos na defesa dos valores do mérito individual, do trabalho árduo e da excelência, e opomo-nos activamente a quaisquer práticas que promovam preferências ilegais ou discriminação na contratação, celebração de contractos ou outras decisões ou práticas laborais. Esforçamo-nos por criar um ambiente onde cada indivíduo seja tratado com dignidade e respeito, e estamos empenhados em promover uma cultura que reconheça e recompense a iniciativa e as realizações individuais
• A JSI está comprometida em proteger os direitos e a dignidade das populações que servimos, bem como em criar locais de trabalho seguros para os nossos funcionários, voluntários e outros colaboradores. Exploração, abuso sexual, assédio sexual, abuso infantil e negligência infantil violam os direitos humanos e são uma traição aos nossos valores fundamentais. A JSI tem tolerância zero para qualquer forma de má conduta sexual, abuso, exploração ou violência, bem como para a inacção em relação a alegações de tal comportamento