Recepcionista

A Clinton Health Access Initiative está a recrutar um Recepcionista (m/f) para Maputo.

Funções

• Fornecer serviços de secretariado e recepcionista
• Manter todos os arquivos do escritório e garantir que toda a correspondência e documentos (entrada e saída) são devidamente copiados e arquivados. Preparar, receber, distribuir e arquivar todas as comunicações recebidas e enviadas, sejam por carta ou fax
• Receber todas as chamadas telefónicas. Enviar mensagens de fax e manter o registo de envio e recebimento de fax
• Receber todos os visitantes e encaminha-los aos membros do staff apropriados
• Responsável por monitorar os pedidos de economato. Manter o inventário de economato e preparar a reposição de material para aprovação
• Preparar o envio de correspondência/materiais por correio, processar e distribuir o correio recebido e manter o mapa de registo de correio
• Coordenar e organizar todos os aspectos logísticos de todas as reuniões e eventos
• Organizar passagens aéreas, acomodação de hotel para todas as viagens relacionadas com o Projecto. Manter o registo das viagens
• Agendamento de reuniões e encontros sempre que solicitado
• Actualizar o calendário de viagens e actividades
• Preparar mapa diário de visitas esperadas e entregar ao guarda de serviço
• Providenciar quaisquer outras tarefas atribuídas pelo supervisor para assegurar um apoio eficiente ao projecto

Requisitos

• Nível escolar médio completo
• Ser pontual
• Atenção ao detalhe, organizado e focado
• Demonstrar excelentes habilidades interpessoais
• Demonstrar boa capacidade de comunicação oral e escrita
• Demonstrar boa habilidade de priorizar as atribuições de trabalho; habilidade eficaz de organização e gestão do tempo
• Proficiente nas aplicações do MS Office, incluindo MS Word, PowerPoint, Excel e Outlook
• Proficiente em Inglês e Português (falado, escrito e lido)