Assistente Administrativa e Finanças

A JSI está a recrutar uma Assistente Administrativa e Finanças para Maputo.

Funções

• Trabalhar no Departamento Financeiro sob a direcção do Director da Administração e Finanças
• Ajudar na contabilidade e documentação de todas as transacções financeiras em tempo útil e de forma precisa
• Deve facilitar o bom fluxo do trabalho administrativo de rotina dos escritórios do Projecto MSIP e das operações de apoio ao programa

Finanças

• Registar diariamente os comprovativos de pagamento no programa informático QuickBooks
• Ter sob a sua responsabilidade o fundo de caixa do escritório e efectuar pagamentos diários das operações aprovadas
• Preparar justificativos de pagamento de caixa e garantir que todas as transacções em dinheiro sejam devidamente documentadas na totalidade
• Rever os relatórios de despesas (relatórios de despesas de viagens e relatórios de despesas operacionais) para apurar a sua exactidão e para efeitos de exaustividade e garantir que os relatórios de despesas tenham sido totalmente aprovados antes do pagamento
• Manter o arquivo do adiantamento de dinheiro e preparar o relatório de adiantamentos vencidos para o Director Financeiro
• Preparar justificativos de pagamentos bancários e garantir que todas as transacções bancárias sejam devidamente documentadas na totalidade
• Preparar cheques ou pedidos de transferência bancária com base em documentos totalmente aprovados e apresentar aos assinantes para verificação e assinatura

Administração

• Prestar apoio de tradução e interpretação, conforme for solicitado pelo Gestor do Projecto, Director da Administração e Finanças e demais Técnicos, incluindo a tradução de documentos de Português para Inglês e vice-versa
• Responsável pelo bom funcionamento das seguintes funções: receber visitantes, compilar actas de reuniões, organizar reuniões/ workshops, agendar encontros, organizar viagens, fotocópias e serviços de correio, serviços de tradução, telefones e faxes
• Responsável por manter o fornecimento de todos os documentos de administração e colocá-los à disposição de todos os funcionários do Projecto MSIP
• Apoiar o Director de Administração e Finanças na manutenção de um sistema de arquivo central e na manutenção de todos os quadros de avisos administrativos mantendo-os actualizados e com um aspecto limpo e organizado
• Apoiar o Director de Administração e Finanças na manutenção de processos individuais de todos os funcionários do Projecto, garantindo que os registos de licença de todos os funcionários estejam devidamente mantidos e actualizados e apoiar a recolha dos mapas de assiduidade mensais e o processamento da folha de salários, juntamente com os funcionários da Direcção de Administração e Finanças

Gestão Geral do Escritório

• Manter um inventário adequado do material de escritório e garantir que todo o equipamento (telefones, computadores, etc.) esteja a funcionar devidamente
• Apoiar o Director de Administração e Finanças no controlo de aquisições e do inventário
• Assegurar que todos os bens adquiridos estejam de acordo com as Políticas e Procedimentos de Aquisições da JSI
• Fazer cumprir a correcta observância dos limites de aquisições e os procedimentos de aprovação

Requisitos

• Quatro ou mais anos de experiência de contabilidade geral
• Diploma universitário em contabilidade
• Dá-se preferência a candidatos com dois anos de experiência no Departamento Financeiro de uma ONG internacional
• Competência comprovada em software informático de contabilidade geral: QuickBooks
• Conhecimentos avançados de MS Office, especialmente Excel
• Experiência anterior de gestão e grande capacidade de organização
• Excelentes conhecimentos de Português e Inglês oral e escrito
• Habilidades de comunicação e interpessoais sólidas

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz

Como se Candidatar

1. Documentação

• Carta de Apresentação
• Curriculum Vitae

2. Candidatura

• Envie um email para msip@mz.jsi.com e indique o assunto "Assistente Administrativa e Finanças"